各位来宾：

    下午好！很高兴和大家一起交流OA建设的情况，有不妥地方，请大家都包涵。我在这里和大家谈两点，一是谈我局的OA建设的具体情况，二是谈点体会。

一、 我局OA建设的主要做法

    1、我局信息化建设的总体情况    近年来，我局围绕财政改革与管理，结合自身工作，在财政信息化建设方面，做了大量卓有成效的尝试与探索。网络建设、网站建设、应用系统建设相继启动，核心业务系统的建设纷纷铺开，取得了突破性进展。建成了OA、国库集中支付、部门预算、指标管理、财政局外网、触摸屏系统等业务系统，使我市财政业务信息化的程度大大提高，扭转了我市财政信息化的落后面貌，在省内财政系统取得领先。目前，我局已经成功搭建了以办公自动化系统为基础，以部门预算编制系统为龙头，以国库集中支付系统、预算指标管理系统为两翼的财政核心业务系统，形成了整体推进的信息化格局，为财政改革提供了重要技术支撑，提高了财政工作的质量和效率，初步形成了一支适应信息化建设的干部队伍。

    2、我局OA 使用的情况    在座的都是OA专家，我局OA是一个基于局域网的综合办公平台，是覆盖局机关各处室的公文、档案及事务管理系统。该系统是我局信息化建设与管理工作的重要组成部分，是加强我局效能建设的必要手段，也是我市“金财工程”建设的重要方面。该系统基于Lotus Domino / Notes基础信息交换平台，结合Microsoft Word等应用软件，采用B/S体系结构开发建设。公文处理实现收发文的电子批阅和电子传阅，记录收发文处理全过程的阅读情况，监控收发文处理状态、位置，及时向收发文的当前批阅人提醒，涵盖收发文登记、拟办、批办、分发、签收、承办、催办、督办、报送、编号、归档等环节。今年以来（这些数字截止到十月中旬），通过系统总共处理了4157份文件，其中发文2111份，办文724份，阅文998份，督办324份。办公自动化的使用，初步实现了公文的网上流转、查询、督办，提高了办文的水平，减少了人工重复劳动。事务系统主要包括考勤、接待等模块，实现自动考勤，接待流程网上审批。

    3、我局OA的建设过程    在OA的建设上，我局的起步应该说是比较晚的，也走了一段弯路。2002年9月通过招标、投标确定了最早的浪潮公司的软件，确认浪潮的软件系统后，拖的时间比较长，一直到2004年4月1号。系统开始实施后，我们发现系统存在很大的问题，那就是系统和本部门实际存在认识上差异，为此，我们找了浪潮在厦门的代理公司和浪潮公司。这是一个很严重的问题，我们曾经找过代理公司和浪潮公司的技术人员和部门经理，都没有得到很好的解决，对此，我局领导决定提前终止合同。这对我们来说是一个值得吸取的教训，也是经验，主要就是这样几点：一是信息化的方向不能变，一定要把OA搞好，争取把时间赶回来；第二就是要找专业的，在办公自动化领域具有权威地位公司，特别是在该行业里面，为什么呢？因为有些比较大的公司，可能只是将办公自动化列入他们在一定时间，一定阶段的工作重点，这次我们单位出现了问题，我们多次向软件公司反映都没有得到解决，如果是专业的办公自动化公司就可以避免；第三就是要找本地的本土化公司，因为出了问题可以及时解决，后来有问题也可以帮忙，如升级等等，这就是我们的感想。

    在实施信息化过程中，我们认为：

    第一点是坚持信息化方向，坚定建设OA的目标，进一步开阔思路。

    除了研究原OA系统存在的问题，找出原因，也从老工作思维中跳出来，拓宽新思路，开阔眼界，解决新形势下出现的新问题，发掘需求，规划出计划中的新OA系统建设重点。我局在这个过程中，一是做到统一思想，要求各部门必须转变封闭、保守的观念，同时，避免畏难情绪，消除原OA留下的阴影，肯定成绩，总结经验，避免盲目乐观情绪，客观找出上次不足之处，这两种情绪都要克服，不但自己走过的路要引以为鉴，别人走过的路也可以借鉴。二是做到强化需求，通过多途径多方式进行建议收集与分析，对于局内领导和机关工作人员对原OA系统的意见与看法，以及他们对新OA系统的办公需求都给予足够重视，有深度地进行挖掘，然后，将这些需求转化为对办公自动化的实际需求，确定需要为他们提供哪些个性化的服务，再通过信息技术将它们具体固化到办公自动化系统中。

    第二点是高标准，寻找最理想的OA供应商。

    理清思路，进一步明确了新OA系统的目标任务后，我局开始高标准、高起点地积极寻找最合适的产品供应商。面对众多的供应商和产品，首先解决的是供应商跟我局之间的信息不对称问题，克服我局自身对政务信息化存在的一些认识上的误区和盲区，避免造成损失。有的供应商不是厂商，只是代理的，我局重点考察其实际实力与本地用户规模；有的供应商资料制作优美，内容齐全，我局通过详细的洽谈反复推敲和验证，挤出泡沫和水分；有的供应商先期条件非常优惠，服务也非常周到，价格也很便宜，我局采用同时考察其数家实际用户的方法去验证，分析其解决问题的能力，判断其服务真实态度和水平，避免今后在实际操作过程中可能出现的各种问题。

基于以上的工作思路，我局最终确定厦门合强软件有限公司为新OA系统的供应商。首先，取决于合强国内领先的品牌及实力，其成熟、可靠的产品及技术；其次，合强在本地有大量的成功用户，产品在包括市委、市政府、总工会、交通委、司法局、外资委等十几个厦门的政府部门，还包括数十家其它类型的厦门用户得到了很好的应用，反馈意见较好；再次，合强的解决方案体现了专家本色，对于我局的需求和问题都有较准确的理解和解决办法。在选型过程中，合强在这三个方面上确立了较大的竞争优势。

    第三点是贴近需求，实现优化升级。

    作为2004年下半年的信息化重点项目，我局不仅要组织实施好这项建设，而且要确保在2005年上半年正式开通运行。2004年11月，我局与供应商合强软件公司共同开始实施办公自动化系统，在双方的努力下，于2005年1月该系统就顺利投入各部门使用。在两个月的时间里迅速完成从安装、实施与定制，到正式启用，不仅代表了高效率，而且在质量上也是有保障的。总的来说，在这个期间我局对以下三个方面进行了较好的强调与控制：一是咨询，专家意见是宝贵的，也是需要的，合强软件公司在业内素有“办公自动化专家”之誉，在确定总体需求后，我局就充分吸收合强专家建议，借鉴其成功经验，在他们的帮助下制定实现方案，进行建设。二是监理，信息系统建设也与其它工程建设一样需要监理，保证质量、保证工期、保证正确实施，避免走弯路、走错路。三是测试、培训，发挥出合强OA软件成熟的功能模型及其通用特性，寻找功能与需求的最佳吻合点，打造满足领导和机关工作人员需要的办公系统，然后，精心组织面向各部门的培训，让所有工作人员熟练掌握应用技巧和操作方法。

    第四点是进行核心需求设计，推动协同应用。

    信息化建设中要处理好先进性和实用性的关系，要有一定的前瞻性，但不能脱离实际地追求“超前”，要寻找二者的最佳结合点，注重实际效果。信息化系统建设的最终效果体现在应用上，因此，我局重视办公需求，特别是核心需求，最大限度地发挥投资使用效益。财政对地区社会经济发展有着十分重要的作用，作为市政府的一个核心职能部门，OA系统的需求最明显特征表现在：一是流程多且复杂，二是文件多。公文流程是其中的重中之重，公文又分为督办、办文、阅文、发文等几种。其中，发文又分为财政检查报告处理流程、财政检查公文处理流程、财政检查决定书处理流程、财政检查移送书处理流程、正式公文发文处理流程、反馈件发文处理流程、会议纪要公文处理流程、内部呈报件处理流程、预算批复处理流程、专报件处理流程，等等。在办文、督办流程中也可以视需要转反馈件发文、内部呈报件、局发文、专报件等四种处理流程中的一种。针对文件多的情况，我局根据合强OA系统可以自由产生新文件库（独立文档数据库）的特点，分别规划和生成所需的文件库，建立多级文件夹及相应的访问权限，存储和共享各类文件。以制度文件为例，我局建立了专门存放和共享制度文件的文件库，第一级文件夹分有财政类、税政类、国有资产类、会计类、金融类、人事党建类、纪检监察类、行政管理类、计算机类、其他。又如，“财政类”文件夹的第二级文件夹又分有预算、综合、国库、行政事业、基本建设与债务、政府采购、社会保障、工交商贸、外事外汇、农业、其他。每一级文件夹都设有管理者、编辑者、作者和读者四级管理权限，实现文件的安全、可靠存储和共享。

     在启用OA系统后，我局的公文流转处理程序更加规范，时效性也更强。通常，由办公室文书对送达我局的各类文件统一登记，发起公文流程，提交至办公室主任；由办公室主任提出拟办意见后，提交局领导签批；局领导签批后文件再至文书，由文书按领导批示提交相关业务处室处理。属需阅知的文件，具体经办人阅知后返回文书进行归档，属阅办的文件则由经办人直接转入承办流程，填写承办单，承办结束后提交交办局领导签批，然后，由文书提交至经办处室按领导意见办理。需拟发文件落实的，转入发文流程由经办人拟稿并提交处长审核，不需拟发文件的由文书归档，处长审核后交局办公室核稿，接着，返回拟稿处室，由其提交局领导签发，最后，文书赋文号、打印，进行发文登记及归档。

    为适应网络公文运转及处理需要，我局特制定了全局网络公文管理办法，目的在于进一步强调相关保密规定，明确公文运转程序。同时，对网络公文超时办理作出了相应的规定，例如，文件的办理时限从文书提交开始计时，各个处室的办理时限是根据了市政府办公厅关于发文处理工作有关事项的通知中所规定的办理时限进行制定，主办处室有责任督促协办处室，文件超时原则上由主办处室负超时责任。对于超时限未办理的文件可采取多种方式进行催办，并采取责任制记分规定，纳入考核范畴。

    据统计，目前每天有约40至50份的公文文件在我局的OA系统中进行流转处理，基本涉及到所有处室和领导，因此，我局明确要求，每日上班后，各局内用户必须登录内网OA系统，及时查看是否有未办理的文件，保证公文及时接收。4月1日，《电子签名法》开始正式实施，由于在此之前电子签名不具备法律效力，使得局领导对公文仍需手工签字确认，办法是每周请局领导手工签字确认一遍本周处理的文件表单（打印件），过渡的这一阶段里实行的是以网络办公为主，手工签收为辅的双轨机制。现在，全局根据《电子签名法》的有关规定，取消了手工办理辅助模式，全面实现网络办公，这意味着我局的信息化工作上了一个新台阶。

二、工作体会

    一是领导的重视、亲历亲为是关键。局领导把业务系统的建设提上重要议事日程，专门召开局长办公会听取汇报，提出工作要求。局领导亲自用，为业务系统建设迅速铺开发挥了很大的示范作用。

    二是干部的配合、应用是基础。广大干部对建设业务系统态度积极，克服困难，努力学习操作技能，积极应用，为业务系统的顺利运行打下了良好的基础。

    三是培训是有效手段。系统运行，培训先行。高质量的培训是高效使用业务系统的关键。通过举办十几场培训，参加培训人员基本上都能掌握操作技能。实践证明，参加过培训和不参加培训在应用操作上差别极大。

    四是加强服务是保证。办公自动化开展之初，集中技术人员，对全局各个处室展开地毯式的应用服务，既宣传系统，又及时现场解决问题。

    五是随需应变及时调整是必要环节。坚持以用户为中心，对实施中有的处室所提出的一些流程和管理权限的要求，视其中合理的部分尽量给以满足，使用户满意。

    一年来，随着新OA系统在我局的顺利应用，各个环节的信息化水平得到全面提高，同时，各部门对办公自动化的认识也有了新的提高，促进了应用和需求上的继续创新。因此，要继续强化优化OA的后续维护与建设,逐步开发完善后勤管理模块，使OA全面覆盖到办文、办事所有领域；继续做好使用层面的培训，不断提高使用人员的应用水平；继续保持与供应商合强公司的合作关系，重视合强在服务过程中定期提供的各种案例资料、技术发展和版本升级消息，吸收其他用户的成功经验，安排必要的软件升级，确保系统安全可靠、高效的运行，并以此为依托，使机关运转更加规范协调、办事过程更加透明、工作更加高效，逐步形成与时俱进的新型财政工作模式。谢谢！

（本文为2005年11月22日“激情成就OA传奇 合强办公自动化软件九州行”厦门站的发言稿）