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湖南凌风车架公司OA应用
一、系统背景
湖南凌风车架有限责任公司位于“五岳独秀”的南岳衡山山麓的衡阳市。公司现有员工450人,拥有生产建筑面积22.834平方米,具有年产各型车架贰万台的生产能力。公司坚持“爱岗敬业、团结奋进、开拓创新、争创一流”的凌风精神,坚持“人品铸产品,品质铸品牌”的凌风理念,坚持“追求品质,服务用户、勇于超越、持续提高”的质量工作方针,依托技术创新、管理创新,不断自我超越,朝着产品技术含量高,生产专业化、系列化的方向发展。
随着公司的发展,企业如何建立适合企业内部的Intranet信息系统,提高效率、降低成本、抢占市场竞争的制高点,成为企业发展战略中一个至关重要的问题。通过办公自动化系统建设,创造一个集成的办公环境,提高工作效率,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作, 摆脱时间和地域的限制,实现协同工作与知识管理。管理更加规范化、现代化,实现轻松管理,并能充分利用现有资源来有效提升企业的无形资产,从而带动整个企业迅速发展。
二、系统安装
(一)网络规划
湖南凌风车架有限责任公司各部门分布在数幢办公楼内,已建成以IBM型号服务器和33台联想微机客户机为主组成的局域网。服务器操作系统Win2000 advance server,装有以SQL server2000数据平台的用友U8.21财务管理软件,计划将OA系统服务器及其平台Lotus Domino R5.08同时安装在该服务器,各客户端则不装有软件,均通过IE 6.0访问OA系统。
(二)命名方案
湖南凌风车架有限责任公司OA系统应用的平台是Lotus Domino R5.08,设定单一网络域,其命名方案如下:
Notes网络域名:
Lingfeng.com
主机名:
Server.lingfeng.com.cn
Domino服务器名:
OA_server
Domino服务器ID口令:
初始口令00000000
Domino服务器ID文件名:
缺省命名server.id
Domino服务器ID文件存放路径:
LotusDominoData
Domino验证者:
lingfeng
Domino验证者ID口令:
初始口令00000000
Domino验证者ID文件名:
缺省命名cert.id
Domino验证者ID文件存放路径:
LotusDominoData
Domino管理员姓名:
Admin
Domino管理员ID口令:
初始口令00000000
Domino管理员ID文件名:
缺省命名user.id
Domino管理员ID文件存放路径:
LotusNotesData
Domino文件定期备份路径:
E:OA-ServerLotusData
(三)用户注册
OA系统合法用户首先必须是Domino服务器的注册用户,系统授权并发用户数50个,实际注册用户数130人,各用户拥有一个用户标识符(ID)文件,用来唯一标识用户在Domino服务器身份。各用户可通过用户简称(拼音)登录系统,每个用户都分配有一个专用邮箱文件,各邮箱的空间最大值为50MB。
(四)OA系统安装
合强智能办公系统是个完全产品化的软件,安装过程简单,主要分三个步骤:
1. 程序安装。在dominodata数据目录内产生子目录OAData,存放OA系统各文件。
2. 文件签名。通过Domino服务器的验证和认证,使其成为合法资源。
3. 系统初始化。由模板文件生成OA系统各模块的初始数据库文件。
合强智能办公系统只需要安装在Domino服务器数据目录内,客户端无需安装任何数据。多数用户采用B/S模式访问OA系统。
三、系统主要模块应用设置
(一)组织机构设置
湖南凌风车架有限责任公司设置有总经理室、副总经理室、财务部、人力资源部、办公室、质检部、管教部、技术部、市场部、生产部、涂装车间、组焊车间、冲一车间、冲二车间等部门。各部门的岗位设置如下表所示:
部门
岗位
人数
部门
岗位
人数
经理室
总经理
1
核算员
1
副总经理
2
仓库保管员
2
人力资源部
部长
1
货车司机
1
干事
1
组焊车间
主任
1
内勤
1
副主任
3
办公室
主任
1
生产干事
4
企业管理
1
管教干事
1
小车司机
1
核算员兼内勤
1
文秘
2
检验员
1
财务部
部长
1
电焊工
19
出纳兼内勤
1
涂装车间
主任
1
管教部
部长
2
副主任
2
管教干事
1
生产干事
3
管理员
1
管教干事
1
炊事员
1
空压机操作工
2
项目办
主任
1
污水处理员
1
副主任
1
核算员
1
会计兼内勤
1
冲一车间
主任
1
生产部
部长
1
副主任
1
副部长
1
管教干事
3
仓库保管员
1
生产调度
1
生产、安全、定额
2
核算员兼内勤
1
技术部
部长
1
产品销售
1
工程技术
1
工艺检验
1
质检部
部长
4
压机操作工
2
副主任
1
冲二车间
主任
1
质量管理
1
副主任
3
化验员
2
工程师
2
质检员
1
管教干事
1
检验员
7
核算员兼内勤
1
计量员
2
压机操作工
4
市场部
部长
1
维修工
3
副部长
1
生产调度
1
产品销售
4人
设备管理
1
合强智能办公系统提供了“组织机构”模块,该模块具有部门可多级,一人可多岗,一岗可多人等特点,能灵活满足湖南凌风车架有限责任公司的现在需要,并且,该模块管理简单,调整灵活,可很好地适应未来的机构调整、人事变动需要。设置后的组织机构图不但可成为内部通讯录供查询,关键的是系统据此实现工作分配和权限管理,方便系统调用,直观、简便、全面。
(二)流程及表单设置
湖南凌风车架有限责任公司出差审批、未打卡说明、会议通知、统计报表审批单、发文稿纸、补休说明单、请假单、生产计划、产品制造施工通知单等多个管理流程,以下着重介绍其中的几个典型流程。
1、出差审批
湖南凌风车架有限责任公司的出差审批工作流程图如下所示:
处理过程说明如下:
① 员工出差:由申请人填写出差审批单,提交本部门主管审批;部门主管同意后提交分管副总经理,部门主管不同意则流程结束同时通知申请人;分管副总同意则送办公室登记并归档,分管副总不同意则流程结束同时通知申请人。
② 主管出差:由申请人填写出差审批单,提交分管副总审批;分管副总同意则送办公室登记并归档,分管副总不同意则流程结束同时通知申请人;
③ 副总出差:由申请人填写出差审批单,提交总经理审批;总经理同意则送办公室登记并归档,总经理不同意则流程结束同时通知申请人。
根据需求分析特点,在OA系统“流程定制”模块内完成“出差审批”流程的定制。定制过程主要分三步(以下各表内只列出必须选项设置,没列出的均采用系统默认值):
第一步,流程定义,定义流程的基本属性,如下表所示:
流程名称
出差审批
流程类别
考勤
对应表单
出差审批单
流程管理员
选择了总经理、分管副总及办公室主任姓名
设置为自由流程
否
启用/禁用
暂定为禁用状态
全体人员使用
是
流程结束后通知
创建人
归档数据库
办公室文档
归档文件夹
考勤管理/出差审批单/2003年度
流程说明
用于单位内人员出差审批管理。
序号
环节名称
办理方式
办理人
办理权限
提示催办
1
填单
编辑式
创建人
允许跟踪后续过程
无
2
部门审批
审批式
选入各部门主管姓名
选择具体办理人
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容写入域bmyj
邮件提示
3
分管领导审批
审批式
../经理室/副总经理
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容写入域fgldyj
邮件提示
4
领导审批
审批式
../经理室/总经理
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容写入域ldyj
邮件提示
5
办公室登记
审批式
../办公室/主任
允许编辑文档
邮件提示
第三步,流向定义,规划如下流向:
序号
流向名称
源环节
目标环节
其它设置
1
填写出差申请
<开始>
填单
无
2
(1)到达部门主管审批
填单
部门审批
不满足其它条件时
3
(2)到达分管副总审批
填单
分管领导审批
岗位域gw=‘部长’
或gw=‘主任’
4
(3)到达总经理审批
填单
领导审批
岗位域gw=‘副总经理’
5
到达分管副总审批
部门审批
分管领导审批
无
6
到达办公室登记
分管领导审批
办公室登记
无
7
到达办公室登记
领导审批
办公室登记
无
8
登记审批,归档
办公室登记
<结束>
无
出差审批单如下图所示:
2、未打卡说明审批 湖南凌风车架有限责任公司未打卡说明审批的工作流程图如右所示,
处理过程说明如下:
① 填单。员工未打卡(一天之内)由申请人填写未打卡说明单,说明未打卡理由及未打卡时间,提交本部门主管批准;部门主管签署意见为同意则提交办公室审核登记,意见为不同意则流程结束;办公室审核同意后登记并归档,流程结束同时通知申请人。
② 如果申请人属部门主管,则直接送办公室审核并登记后归档。
第一步,流程定义,定义流程的基本属性,如下表所示:
流程名称
未打卡说明审批
流程类别
考勤
对应表单
未打卡说明单
流程管理员
选择了部分分管领导姓名
设置为自由流程
否
启用/禁用
暂定为禁用状态
全体人员使用
是
流程结束后通知
创建人
归档数据库
办公室文档
归档文件夹
考勤管理/未打卡说明/2003年度
流程说明
用于单位内人员未打卡说明单的审批管理。
第二步,环节定义,根据实际工作流程图,规划如下环节:
序号
环节名称
办理方式
办理人
办理权限
提示催办
1
填单
编辑式
创建人
允许跟踪后续过程
无
2
部门审批
审批式
选择所有部门主管姓名;
只能由创建人所在部门人员办理
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域bmyj
邮件提示
3
办公室审核
审批式
../办公室/主任
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域bgsyj
邮件提示
第三步,流向定义,规划如下流向:
序号
流向名称
源环节
目标环节
条件设置
1
填写未打卡说明审批单
<开始>
填单
无
2
1.到达本部门主管审批
填单
部门审批
其它条件均不满足时
3
2.到达办公室审核
填单
办公室审核
职位域zw=’主任’或zw=’部长’
4
1.同意,送办公室审核
部门审批
办公室审核
无
5
2.不同意,结束
部门审批
<结束>
部门意见域bmyj包含’不同意’
6
结束
办公室审核
<结束>
无
下图为未打卡说明单窗口:
3、统计报表审批 湖南凌风车架有限责任公司统计报表审批的工作流程图如右所示。
其处理过程说明如下:
① 生产部和市场部的各自经办人填写好报表,送本部门主管审批后。
② 两部门主管审批后,意见同意则上报办公室,意见不同意则退回经办人重拟。
③ 办公室审核统计报表,审核不通过退回各自部门,审核通过经汇总后上报领导。
④ 领导阅示,通过则返回办公室,没通过则退回办公室。
⑤ 办公室登记并归档,抄送有关部门。
根据需求分析及其业务特点,在OA系统“流程定制”模块内定义“统计报表审批”流程。定制过程主要分三步(以下各表内只列出必须选项设置,没列出的均采用系统默认值):
流程名称
统计报表审批
流程类别
报表
对应表单
统计报表审批单
流程管理员
选择了部分分管领导姓名
设置为自由流程
否
启用/禁用
启用状态
全体人员使用
否
使用人
../市场部;../生产部
归档数据库
办公室文档
归档文件夹
统计报表/2003年度
流程说明
用于生产部、市场部的统计报表上报及审批管理。
第二步,环节定义,根据实际工作流程图,规划如下环节:
序号
环节名称
办理方式
办理人
办理权限
提示催办
1
填表
编辑式
创建人
允许跟踪后续过程
无
2
部门审批
审批式
选择生产部及市场部主管姓名;
只能由创建人所在部门人员办理
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域bmyj
邮件提示
3
办公室汇总
审批式
../办公室/主任
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域bgsyj
邮件提示
4
领导阅示
审批式
../经理室/总经理
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域ldyj
邮件提示
5
办公室归档
审批式
../办公室/主任
允许编辑文档
允许查看意见汇总
邮件提示
6
抄送
分发式
由上环节指定
第三步,流向定义,规划如下流向:
序号
流向名称
源环节
目标环节
条件设置
1
填表
<开始>
填表
无
2
到达本部门主管审批
填表
部门审批
无
3
1.同意,送办公室
部门审批
办公室汇总
其它条件均不满足时
4
2.不同意,退回经办人
部门审批
填表
部门意见域bmyj包含’不同意’
5
1.不同意,退回部门
办公室汇总
部门审批
其它条件均不满足时
6
2.同意,送领导阅示
办公室汇总
领导阅示
意见域bgzyj包含’不同意’
7
1.不同意,退回办公室
领导阅示
办公室汇总
意见域ldyj包含’不同意’
8
2.同意,送办公室归档
领导阅示
办公室归档
其它条件均不满足时
9
抄送各部门
办公室归档
抄送
无
10
结束
抄送
<结束>
无