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湖南凌风车架公司OA应用

 

 

    一、系统背景

    湖南凌风车架有限责任公司位于“五岳独秀”的南岳衡山山麓的衡阳市。公司现有员工450人,拥有生产建筑面积22.834平方米,具有年产各型车架贰万台的生产能力。公司坚持“爱岗敬业、团结奋进、开拓创新、争创一流”的凌风精神,坚持“人品铸产品,品质铸品牌”的凌风理念,坚持“追求品质,服务用户、勇于超越、持续提高”的质量工作方针,依托技术创新、管理创新,不断自我超越,朝着产品技术含量高,生产专业化、系列化的方向发展。

    随着公司的发展,企业如何建立适合企业内部的Intranet信息系统,提高效率、降低成本、抢占市场竞争的制高点,成为企业发展战略中一个至关重要的问题。通过办公自动化系统建设,创造一个集成的办公环境,提高工作效率,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作, 摆脱时间和地域的限制,实现协同工作与知识管理。管理更加规范化、现代化,实现轻松管理,并能充分利用现有资源来有效提升企业的无形资产,从而带动整个企业迅速发展。

    二、系统安装

    (一)网络规划

    湖南凌风车架有限责任公司各部门分布在数幢办公楼内,已建成以IBM型号服务器和33台联想微机客户机为主组成的局域网。服务器操作系统Win2000 advance server,装有以SQL server2000数据平台的用友U8.21财务管理软件,计划将OA系统服务器及其平台Lotus Domino R5.08同时安装在该服务器,各客户端则不装有软件,均通过IE 6.0访问OA系统。

 

    (二)命名方案

    湖南凌风车架有限责任公司OA系统应用的平台是Lotus Domino R5.08,设定单一网络域,其命名方案如下:

Notes网络域名:

Lingfeng.com

主机名:

Server.lingfeng.com.cn

Domino服务器名:

OA_server

Domino服务器ID口令:

初始口令00000000

Domino服务器ID文件名:

缺省命名server.id

Domino服务器ID文件存放路径:

LotusDominoData

Domino验证者:

lingfeng

Domino验证者ID口令:

初始口令00000000

Domino验证者ID文件名:

缺省命名cert.id

Domino验证者ID文件存放路径:

LotusDominoData

Domino管理员姓名:

Admin

Domino管理员ID口令:

初始口令00000000

Domino管理员ID文件名:

缺省命名user.id

Domino管理员ID文件存放路径:

LotusNotesData

Domino文件定期备份路径:

E:OA-ServerLotusData

 

 

    (三)用户注册

    OA系统合法用户首先必须是Domino服务器的注册用户,系统授权并发用户数50个,实际注册用户数130人,各用户拥有一个用户标识符(ID)文件,用来唯一标识用户在Domino服务器身份。各用户可通过用户简称(拼音)登录系统,每个用户都分配有一个专用邮箱文件,各邮箱的空间最大值为50MB。

    (四)OA系统安装

    合强智能办公系统是个完全产品化的软件,安装过程简单,主要分三个步骤:

    1. 程序安装。在dominodata数据目录内产生子目录OAData,存放OA系统各文件。

    2. 文件签名。通过Domino服务器的验证和认证,使其成为合法资源。

    3. 系统初始化。由模板文件生成OA系统各模块的初始数据库文件。

    合强智能办公系统只需要安装在Domino服务器数据目录内,客户端无需安装任何数据。多数用户采用B/S模式访问OA系统。

 

    三、系统主要模块应用设置

    (一)组织机构设置

    湖南凌风车架有限责任公司设置有总经理室、副总经理室、财务部、人力资源部、办公室、质检部、管教部、技术部、市场部、生产部、涂装车间、组焊车间、冲一车间、冲二车间等部门。各部门的岗位设置如下表所示:

部门

岗位

人数

部门

岗位

人数

经理室

总经理

1

 

核算员

1

 

副总经理

2

 

仓库保管员

2

人力资源部

部长

1

 

货车司机

1

 

干事

1

组焊车间

主任

1

 

内勤

1

 

副主任

3

办公室

主任

1

 

生产干事

4

 

企业管理

1

 

管教干事

1

 

小车司机

1

 

核算员兼内勤

1

 

文秘

2

 

检验员

1

财务部

部长

1

 

电焊工

19

 

出纳兼内勤

1

涂装车间

主任

1

管教部

部长

2

 

副主任

2

 

管教干事

1

 

生产干事

3

 

管理员

1

 

管教干事

1

 

炊事员

1

 

空压机操作工

2

项目办

主任

1

 

污水处理员

1

 

副主任

1

 

核算员

1

 

会计兼内勤

1

冲一车间

主任

1

生产部

部长

1

 

副主任

1

 

副部长

1

 

管教干事

3

 

仓库保管员

1

 

生产调度

1

 

生产、安全、定额

2

 

核算员兼内勤

1

技术部

部长

1

 

产品销售

1

 

工程技术

1

 

工艺检验

1

质检部

部长

4

 

压机操作工

2

 

副主任

1

冲二车间

主任

1

 

质量管理

1

 

副主任

3

 

化验员

2

 

工程师

2

 

质检员

1

 

管教干事

1

 

检验员

7

 

核算员兼内勤

1

 

计量员

2

 

压机操作工

4

市场部

部长

1

 

维修工

3

 

副部长

1

 

生产调度

1

 

产品销售

4人

 

设备管理

1

 

    合强智能办公系统提供了“组织机构”模块,该模块具有部门可多级,一人可多岗,一岗可多人等特点,能灵活满足湖南凌风车架有限责任公司的现在需要,并且,该模块管理简单,调整灵活,可很好地适应未来的机构调整、人事变动需要。设置后的组织机构图不但可成为内部通讯录供查询,关键的是系统据此实现工作分配和权限管理,方便系统调用,直观、简便、全面。

    (二)流程及表单设置

    湖南凌风车架有限责任公司出差审批、未打卡说明、会议通知、统计报表审批单、发文稿纸、补休说明单、请假单、生产计划、产品制造施工通知单等多个管理流程,以下着重介绍其中的几个典型流程。

 

    1、出差审批

    湖南凌风车架有限责任公司的出差审批工作流程图如下所示: 

            

    处理过程说明如下:

    ① 员工出差:由申请人填写出差审批单,提交本部门主管审批;部门主管同意后提交分管副总经理,部门主管不同意则流程结束同时通知申请人;分管副总同意则送办公室登记并归档,分管副总不同意则流程结束同时通知申请人。

    ② 主管出差:由申请人填写出差审批单,提交分管副总审批;分管副总同意则送办公室登记并归档,分管副总不同意则流程结束同时通知申请人;

    ③ 副总出差:由申请人填写出差审批单,提交总经理审批;总经理同意则送办公室登记并归档,总经理不同意则流程结束同时通知申请人。

    根据需求分析特点,在OA系统“流程定制”模块内完成“出差审批”流程的定制。定制过程主要分三步(以下各表内只列出必须选项设置,没列出的均采用系统默认值):

    第一步,流程定义,定义流程的基本属性,如下表所示:

流程名称

出差审批

流程类别

考勤

对应表单

出差审批单

流程管理员

选择了总经理、分管副总及办公室主任姓名

设置为自由流程

启用/禁用

暂定为禁用状态

全体人员使用

流程结束后通知

创建人

归档数据库

办公室文档

归档文件夹

考勤管理/出差审批单/2003年度

流程说明

用于单位内人员出差审批管理。

    第二步,环节定义,规划如下环节:

序号

环节名称

办理方式

办理人

办理权限

提示催办

1

填单

编辑式

创建人

允许跟踪后续过程

2

部门审批

审批式

选入各部门主管姓名

选择具体办理人

允许编辑文档

允许填写意见

意见内容写入域bmyj

邮件提示

3

分管领导审批

审批式

../经理室/副总经理

允许编辑文档

允许填写意见

意见内容写入域fgldyj

邮件提示

4

领导审批

审批式

../经理室/总经理

允许编辑文档

允许填写意见

意见内容写入域ldyj

邮件提示

5

办公室登记

审批式

../办公室/主任

允许编辑文档

邮件提示

 

    第三步,流向定义,规划如下流向:

序号

流向名称

源环节

目标环节

其它设置

1

填写出差申请

<开始>

填单

2

(1)到达部门主管审批

填单

部门审批

不满足其它条件时

3

(2)到达分管副总审批

填单

分管领导审批

岗位域gw=‘部长’

或gw=‘主任’

4

(3)到达总经理审批

填单

领导审批

岗位域gw=‘副总经理’

5

到达分管副总审批

部门审批

分管领导审批

6

到达办公室登记

分管领导审批

办公室登记

7

到达办公室登记

领导审批

办公室登记

8

登记审批,归档

办公室登记

<结束>

    出差审批单如下图所示:

           

    2、未打卡说明审批

 

    湖南凌风车架有限责任公司未打卡说明审批的工作流程图如右所示,

    处理过程说明如下:

    ① 填单。员工未打卡(一天之内)由申请人填写未打卡说明单,说明未打卡理由及未打卡时间,提交本部门主管批准;部门主管签署意见为同意则提交办公室审核登记,意见为不同意则流程结束;办公室审核同意后登记并归档,流程结束同时通知申请人。

    ② 如果申请人属部门主管,则直接送办公室审核并登记后归档。

    根据需求分析及其业务特点,在OA系统“流程定制”模块内定义“未打卡说明审批”流程。定制过程主要分三步(以下各表内只列出必须选项设置,没列出的均采用系统默认值):

    第一步,流程定义,定义流程的基本属性,如下表所示:

流程名称

未打卡说明审批

流程类别

考勤

对应表单

未打卡说明单

流程管理员

选择了部分分管领导姓名

设置为自由流程

启用/禁用

暂定为禁用状态

全体人员使用

流程结束后通知

创建人

归档数据库

办公室文档

归档文件夹

考勤管理/未打卡说明/2003年度

流程说明

用于单位内人员未打卡说明单的审批管理。

    第二步,环节定义,根据实际工作流程图,规划如下环节:

序号

环节名称

办理方式

办理人

办理权限

提示催办

1

填单

编辑式

创建人

允许跟踪后续过程

2

部门审批

审批式

选择所有部门主管姓名

只能由创建人所在部门人员办理

允许编辑文档

允许填写意见

意见内容填入域bmyj

邮件提示

3

办公室审核

审批式

../办公室/主任

允许编辑文档

允许填写意见

意见内容填入域bgsyj

邮件提示

    第三步,流向定义,规划如下流向:

序号

流向名称

源环节

目标环节

条件设置

1

填写未打卡说明审批单

<开始>

填单

2

1.到达本部门主管审批

填单

部门审批

其它条件均不满足时

3

2.到达办公室审核

填单

办公室审核

职位域zw=’主任’或zw=’部长’

4

1.同意,送办公室审核

部门审批

办公室审核

5

2.不同意,结束

部门审批

<结束>

部门意见域bmyj包含’不同意’

6

结束

办公室审核

<结束>

 

    下图为未打卡说明单窗口:

           

 

    3、统计报表审批

 

    湖南凌风车架有限责任公司统计报表审批的工作流程图如右所示。

    其处理过程说明如下:

    ① 生产部和市场部的各自经办人填写好报表,送本部门主管审批后。

    ② 两部门主管审批后,意见同意则上报办公室,意见不同意则退回经办人重拟。

    ③ 办公室审核统计报表,审核不通过退回各自部门,审核通过经汇总后上报领导。

    ④ 领导阅示,通过则返回办公室,没通过则退回办公室。

    ⑤ 办公室登记并归档,抄送有关部门。

    根据需求分析及其业务特点,在OA系统“流程定制”模块内定义“统计报表审批”流程。定制过程主要分三步(以下各表内只列出必须选项设置,没列出的均采用系统默认值):

    第一步,流程定义,定义流程的基本属性,如下表所示:

流程名称

统计报表审批

流程类别

报表

对应表单

统计报表审批单

流程管理员

选择了部分分管领导姓名

设置为自由流程

启用/禁用

启用状态

全体人员使用

使用人

../市场部;../生产部

归档数据库

办公室文档

归档文件夹

统计报表/2003年度

流程说明

用于生产部、市场部的统计报表上报及审批管理。

 

    第二步,环节定义,根据实际工作流程图,规划如下环节:

序号

环节名称

办理方式

办理人

办理权限

提示催办

1

填表

编辑式

创建人

允许跟踪后续过程

2

部门审批

审批式

选择生产部及市场部主管姓名

只能由创建人所在部门人员办理

允许编辑文档

允许填写意见

意见内容填入域bmyj

邮件提示

3

办公室汇总

审批式

../办公室/主任

允许编辑文档

允许填写意见

意见内容填入域bgsyj

邮件提示

4

领导阅示

审批式

../经理室/总经理

允许编辑文档

允许填写意见

意见内容填入域ldyj

邮件提示

5

办公室归档

审批式

../办公室/主任

允许编辑文档

允许查看意见汇总

邮件提示

6

抄送

分发式

由上环节指定

 

 

    第三步,流向定义,规划如下流向:

序号

流向名称

源环节

目标环节

条件设置

1

填表

<开始>

填表

2

到达本部门主管审批

填表

部门审批

3

1.同意,送办公室

部门审批

办公室汇总

其它条件均不满足时

4

2.不同意,退回经办人

部门审批

填表

部门意见域bmyj包含’不同意’

5

1.不同意,退回部门

办公室汇总

部门审批

其它条件均不满足时

6

2.同意,送领导阅示

办公室汇总

领导阅示

意见域bgzyj包含’不同意’

7

1.不同意,退回办公室

领导阅示

办公室汇总

意见域ldyj包含’不同意’

8

2.同意,送办公室归档

领导阅示

办公室归档

其它条件均不满足时

9

抄送各部门

办公室归档

抄送

10

结束

抄送

<结束>

 

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