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E码头停靠OA旗舰

            记上海港宝山港务公司OA实践

 

 

 

相关链接:上海港宝山港务公司(以下简称宝山港务)是国家七五计划重点建设工程,码头总长780米,港池面积52.5万平方米,陆域面积27万平方米,现有万吨级泊位3个,千吨级泊位2个,堆场10.4万平方米,集装箱堆场10万平方米,主要有集装箱货运代理、集装箱查验、汽车运输等多元经营服务项目。自成立以来,宝山港务就成为上海市重要的水运物资集散地,自2001年起,宝山港务吞吐量以年均30%增长,2004年已达506万吨。

 

E路梨花处处开

    随着我国顺利加入WTO,国内外经贸交流迅速加大、加快,作为国外经济交流的重要枢纽,各个港务公司也获得难得的发展机遇。与此同时,提升港务企业的市场内外应变能力、内部协作水平以提供更优质的港务服务,也成为伴随业务量骤然增大的港务企业所面临的新挑战。

    快速发展中的宝山港务一直十分注重借助信息技术提升企业管理水平。2001年以前,宝山港务就已经先后引进了财务、HR、设备使用及维护管理系统等各项业务性计算机软件,这些信息化工具犹如娇艳的梨花,在宝山港务处处盛开。业务信息化有效提升了部门的工作效率,同时解决了部分关键岗位的效率问题,也产生了可观的效益。尝到信息化甜蜜滋味的宝山港务也一直在思考,业务方面信息化已经很成熟,企业应该考虑在内部管理方面实现电子化、网络化和信息化,实现从业务系统信息化阶段到管理系统信息化阶段的迈进。

    面对瞬息万变的竞争环境,练好内功,不进则退。宝山港务成立了以公司领导挂帅的信息化推广小组,由信息部具体组织和执行。在各职能部门负责人积极参与下,经过详细的内部调研,制定了以办公自动化(OA)建设为核心的公司信息化深化解决方案,将宝山港务建设成一个名副其实的E码头。

 

用OA旗舰妆点E码头

    由于宝山港务之前成功进行过多次的信息化建设,公司已经拥有丰富的选型和实施经验,对应用过程中可能出现的阻力和复杂性也有了相应的认识,因此,对于此次事关全局的管理信息化,信息化推广小组决定执行“三步走”的办公自动化建设步骤。

    第一步,进行翔实的市场和内部需求调研。一方面,了解各部门希望OA帮助实现怎样的目标,解决哪些问题?另一方面,对市场上主流的通用型OA进行调查,了解他们的功能、性能和公司实力、服务能力,以及将来与宝山港务的契合度。

    第二步,规划严格的选型标准和程序。首先,系统选型策略偏向于选用知名品牌的产品;其次,供应商实施经验要丰富,服务能力要强,能确保项目顺利实施和持续应用;再者,产品技术领先,成熟稳定,且有很强的持续发展能力;最后,要求产品具有足够的通用性,能与公司实际办公业务相结合。

    经过多重选拔和考察,宝山港务最终选择OA领域的领军企业合强软件作为其合作伙伴,共同打造宝山港务的E码头。基于这样的选择,是因为宝山港务在前期调研中,曾考察了江南造船厂、金茂集团等合强的部分已有OA用户,听到了不菲的评价,也切身感受了合强OA所带给用户的便利性,增强了他们的信心。而且,这也在很大程度上将使产品今后在宝山港务的顺利实施和持续应用有了坚实的保障,没有了后顾之忧。此外,宝山港务的企业文化决定了更愿意选择和优秀的团队进行合作,合强软件公司能在短短几年间由4个人发展到现在100余人,五年三代产品打造出成熟的OA软件,没有一个国内一流的专业团队是不可能做到的。

    第三步,公司对合强提供的办公自动化软件系统寄予了厚望,期待通过OA的良好应用来提升公司的整个信息化水平并达到预期各项目标。调研和选型的顺利开展,为宝山港务的办公自动化建设开了一个好局,同时,宝山港务管理层也意识到,前期的工作固然重要,但要达到预期的建设目标,实施和应用过程控制更重要。

    宝山港务办公系统建设,由于涉及人多面广,各部门在观念、思路、工作方法上存在许多不适应信息化要求和规范需求的地方,信息化小组坚持“以需求为导向,以应用促发展”为原则,一以贯之,紧紧抓住办公系统的核心价值所在,确保整个建设过程不走弯路。同时在实施过程中,采取先做风险小的,先简后繁,先点后面,避免精力和时间浪费,最大限度地规避风险的策略。

 

 

    随着办公建设深入,开始触及到了一些深层次的问题,对此信息化小组认为:办公系统不仅仅是信息化项目,而是要利用这个契机突出企业文化以及固化企业先进管理经验,发现并强化管理过程中出现的短处。宝山港务的解决方法是,领导重视、积极组织,全面协调、密切配合,不断培训、耐心引导,使全员意识到办公自动化对宝山港务管理的重要性。同时,有力地确保项目顺利开展,对通讯机制、信息管理和流程优化进行了有效的探索,加强各部门的交流互动,在确保不影响主要工作的情况下,尽可能让各骨干参与到需求分析,积极听取他们的建议和想法,使他们从关注管理信息化转移到借信息化推动管理规范与进步上来,积极配合因办公自动化建设带来的工作习惯改变。这种“一手抓业务,一手抓管理”的二手抓策略,可以说是抓住了信息化建设的牛鼻子,使得宝山港务的OA建设得以快速推进。在不到一个月的时间内,宝山港务即与合强一道共同完成了整个的实施工作,并以激励性的措施对后期培训和员工应用加以鼓励,使整个项目很快上线运行,并取得良好效果。

 

相关链接:宝山港务实践经验谈

    OA建设是企业信息化的重要一笔,是关联各类信息工具的神经网。其成功的关键有赖于企业、员工和厂商的密切配合。

 

    实施经验

    1、前期充分的需求调研

    2、各职能部门参与

    3、由简入繁,先简单后困难

    4、充分的应用培训,保证各每个人都能得心应手地上手

    5、必要的奖励措施,鼓励员工积极应用

    6、借信息化时机,进行管理流程输理,进而优化管理

 

    防范风险措施

    1、选择产品、服务商很重要

    2、高层重视,协调各部门参与

    3、项目过程的管理和控制

    4、遇到阻力坚决推进,不能半途而废 更E,更易的管理

    随着外界激烈竞争所带来的严峻挑战,建立新的竞争优势是企业长期生存和发展的关键所在,将以办公系统为代表的管理信息化工具运用到树立竞争优势过程中,能给企业带来事半功效的作用。合强办公自动化软件在整体设计和构思方面充分考虑到了上海港宝山港务公司各部门的要求,以及,各部门计算机应用水平参差不齐的特点,产品本身所具备的通用性和易用性,能够从人性化方面使用户能便捷使用。宝山港务的OA应用深入到每个岗位每个人,改变了原来的工作水平和工作方式,现在员工只要通过办公系统,便可快速进行信息交流与传递,进行日常办公。对于重要信息的及时提醒和通知机制上,系统可同时提供电子邮件通知、在线短信通知,以及手机短信通知等,这些通知方式可根据业务处理的不同要求,选择一种或同时使用几个通知方式进行各种重要消息的通知,确保了使用人员能够在任何地点都能及时得到重要消息,从而能够更早的处理和完成工作。

    OA应用也使宝山港务的流程得以优化。OA应用很好地固化了宝山港务已经规范的管理流程,使得流程所涉及岗位员工的工作更加规范高效,降低了各种人为因素和环境因素的影响。原先完成一项工作所用的时间主要消耗在找人、找资料、传递等过程中,处理时间相对较少,OA系统通过工作智能化流转,消除了这种时间和精力的不必要浪费,使效率得以体现,实现业务处理的完全电子化。

    OA应用还增强宝山港务的协同工作能力,使不同岗位的职责更加清晰和可控,不但员工可以并行处理多项任务,而且领导也能加强过程监控和协调。工作过程中,任何人随时感觉到领导和同事与自己在并肩做事,这种协同的优势就体现在每个人都知道自己要做什么该什么做,而团队的其他人则知道这个人已经做了什么。此外,办公系统使所有工作自动按待办、在办、已办等进行分类,每个人都得到了必要的授权,都能方便了解到相关的信息,从而更准确高效地完成自己的工作。

    同时,OA应用促使宝山港务的员工转变思想观念,创新思想已为员工所广泛接受。员工能够开始主动以面向流程的观念进行工作,并在日常应用过程中大胆创新,针对一些次要工作通过重新分类和归纳,工作种类更少职责更加清晰;针对一些核心流程,减少和简化了流程中非增值的部分,强化增值部分,突出过程控制和管理。

    宝山港务借助合强OA,全面实现了管理的E化,使宝山港务在实现业务信息化的基础上,管理信息化也加强,成为名副其实的E码头,促进宝山港务在越来越开放的国际环境中,提升竞争能力,促进企业更健康、快速地发展。

 

(本文发表于2005年7月15日)

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