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路桥的十年OA之路                               厦门市路桥建设投资总公司计算机中心 黄端香

 

 

各位领导、来宾、朋友们:

    你们好!

    首先感谢合强软件公司提供这个办公OA应用经验、交流的平台。

    我来自厦门市路桥建设投资总公司,衍生于我国改革开放的政策和厦门特区基础设施投资体制的改革,公司最高决策层高瞻远瞩、破釜沉舟,广拓融资渠道,成功开拓出一条路桥人探索、创新、超越的创业之路。1993年6月我们公司成立以来,肩负着厦门市委市政府和厦门人民的重托,不辱历史赋予的使命,建设了包括"世纪工程"--海沧大桥、"东海明珠"--环岛路等在内的十多个构筑大厦门城市交通框架的精品工程。

   “锐意进取 追求卓越”是我们路桥的企业精神和企业宗旨,十二年来,经过公司全体员工的戮力同心、艰苦拼搏,公司在各方面均得到了迅速发展。在企业信息化建设方面,已经实现了办公自动化、财务电算化、工程管理信息化,目前投入运行的系统包括办公OA系统、合同管理系统、财务管理系统、工程管理信息系统、计量支付管理系统、人力资源管理系统、考勤管理系统、工程预决算系统、电子邮件系统、FTP文件传送系统等,企业的信息化建设卓有成效。

    借这次合强公司主办的OA经验交流会的机会,向各位领导、来宾朋友们介绍路桥公司的办公信息化建设历程,谈谈我们的应用体会,这种回顾可以更好地进行经验总结,并和在座各位朋友进行交流。

 

    在办公信息化建设及应用上,我们路桥人已经走过了十年的OA之路,进行了不懈的探索和实践,从而摸索出一条成功的OA之路。我们公司高层领导非常重视企业的信息化建设,带头使用各种信息工具,并且要求公司每一开发的管理软件都要应用起来。随着公司的快速发展,以及信息技术的突飞猛进,十年来,我们公司的计算机中心不断研究和引进一些新技术,在提升公司信息化水平上进行了不断的努力。

    在厦门,我们是属于比较早搞办公信息化建设的公司。早在1995年底,公司就开始进行办公信息化建设,我们最早开发的系统包括用FoxPro 2.5 for DOS开发的办公信息管理系统和用BASIC语言开发的远程通讯系统两部分,用户可通过这两个系统查阅公司资料、传递各种文件、资料。由于当时E-MAIL尚未广泛盛行,上互联网条件不成熟,且费用很高,我们远程访问系统、传递文件等通讯,采用的方式是普通的市话线路和1.44M 的MODEN传输数据,我们依靠自己的技术力量,独立完成开发并于1996年1月1日投入使用。虽然开发费用较低,但当时的维护工作量是很大,文件传输速度受到限制。

    随着 Windows95的盛行及微软办公软件OFFICE的大力推广应用,1997年底,我们采用FoxPro 2.6 for Windows重新编制公司办公信息管理系统,这不仅仅是平台上面向Windows的升级,而且很好地总结了DOS时期的应用情况,在模块数量上有较多的增加,实现更多业务的信息化管理。

 

    进入21世纪,计算机技术得到迅猛发展,以业务数据为主的信息管理系统和陈旧的办公自动化观念已跟不上现代化管理的要求,先进的网络计算技术,群件、工作流技术及计算机笔技术等迅速成熟,并得到广泛应用。2000年伊始,公司根据业务工作的特点,重新开发了新的办公自动化管理系统,并于2001年元旦成功投入使用。该办公自动化系统是我司开发的第三代软件,系统架构是C/S架构,也是技术先进、需求成熟的、界面美观的一套系统,采用了OA主流的Lotus Domino/Notes R5强大的电子邮件、群件和工作流技术,引入了CIC汉瑞得全文批注控件等,远程采用8路电话拨入连接服务器访问系统,此后引进TTA软件远程10用户WEB访问系统。对办公OA系统,设计上我们将所有的用户划分为四种类型:(1)将信息录入中心数据库的信息录入员用户;(2)查阅信息、起草文档的普通用户;(3)业务流程审批、签发工作的中、高管理人员;(4)系统维护管理人员。

    在对旧系统数据库数据的处理上,我们通过编写程序,将数据库数据形成WEB格式,用浏览器链接调用,使得新、旧系统信息能衔接、调用。

    我们公司第3代OA系统把网络技术、档案数据库技术、安全技术相结合,消除了地域限制,能够满足不同环境、不同用户的特殊要求,该系统实用性和安全性都很高,因为引入全文批注控件,不会打字的管理人员都可通过手写笔在电子文档上审批、签署意见,在当年达到省内一流水平,在随后的这几年中,应用效果不错,稳定性也很好,给我们公司的发展带来的好处和效益是十分明显的,起了很大的作用。

 

    既便如此,我们公司的信息化建设脚步也没有就此停止。特别是在今年,公司一些大的工程如:翔安隧道、钟宅湾、机场快速路等工程的开工建设,给公司信息化建设提出了更高的要求,带来更大的挑战,公司现有的办公OA系统已经不能满足公司的发展需要。基于此,在我们公司领导的大力支持下, 2005年我们将公司办公OA系统升级为B/S架构作为工作重点,在全面升级公司办公OA系统的同时,将公司已有的各种信息系统整合在一个系统平台上。在规划上,升级后的新办公系统融进了电子签章系统、档案管理系统、手机短信系统、路桥时空流媒体系统、及原基于C/S架构的合同管理系统,同时对其他系统进行同步升级。

    我们在完成了系统前期调研工作之后,通过内部招标,择优选择厦门合强软件有限公司为产品提供商,及二次开发合作伙伴,利用其合强智能办公系统的先进性、成熟等特点,及作为厦门本地公司所能提供的在实施、二次开发等方面的优质、及时的支持与服务,同时借鉴合强软件公司拥有的很多成功案例经验,事实证明,这些优势确保了我们新系统的顺利开发与实施。

 

    在合强公司的大力支持及双方友好协作下,目前,我们公司新的办公系统在以下方面实现了重要跨越:

    (1)系统大量采用JAVA技术,局域网内从C/S架构升级到B/S架构,远程系统由最多10用户同时访问的TTA链接升级为与局域网并发200个用户访问的B/S系统。

    (2)新的OA系统实现了门户功能,将我们公司已有的信息系统集成在同一信息平台上,极大方便了各级领导和各部门的使用,用户只要通过办公OA新系统就可方便登录到其他管理系统,而不用象过去分散登录。

    (3)利用合强提供的用C API函数控制WORD,实现审批文档的痕迹保留,这种WORD的界面简单易用,取代原使用的CIC全文批注控件;用电子签章系统替代了旧系统中的手写板签字系统,基于WEB方式操作,安全性高,使用更方便。

    (4)增加了手机短信系统,可以将办公上的紧急信息、重要信息可及时发送到外出人员的手机上,具有群发功能,可同时向移动用户、联通用户、小灵通用户发送短信。

    (5)增加了新的档案管理系统,实现与办公系统的无缝连接,同时可管理电子档案和实物档案。

    (6)在工作流提升方面,做到公众办公更加清晰,报送、审批、申报等内容和实现方式较前版本更加清晰和智能化。

 

    更为重要的是,新的OA系统让我们的企业文化上了一个新台阶,像电子论坛、电子刊物、在线新闻、视频在线等模块都可根据实际情况设置丰富多彩的版块,特别是新系统建立了专门的流媒体服务器,路桥时空等媒体在线方便各项目部、子、分公司收看,避免了速率瓶颈等因素。

    新系统不仅仅是一次技术和性能的提升,系统维护、管理人员也由4个人减少为3个人,智能化得到充分表现。此外,在模块数量上也使OA系统的应用范围大为扩展,系统模块多达40多个。

    今年开发的OA新系统是我们公司的第四代OA系统,无论是在质上、还是在量上都较上一版本有很大的跨越,由于事先对整个系统有周全的需求规划,各项需求很明确,因此,双方的实施进程很顺利、快速,在极短的时间里便完成了系统定制、开发与升级,这得益于合强软件一流的产品性能和良好的扩展性,以及合强人优质的服务,新系统由于易用性强,加上前期规划周全,培训和使用非常顺利。

 

    多年来,社会上各种评论都曾发出OA用不了多久、成功率低等疑问,我们路桥的十年OA成功之路,不仅仅使路桥在管理上上了新台阶,而且也证明了事实并不像某些评论所说的那样,我们认为,只要计划明确、目标坚定、方法得当,多从用户角色去设计、规划系统,无论多大规模的企业要实现办公自动化,其实并不难,最主要的是看能不能坚持,能不能大胆引进新技术,改变一些旧观念,去适应新时期的发展与变革。

    最后,预祝这次交流会取得圆满成功,谢谢大家!

 

(本文为2005年11月22日“激情成就OA传奇 合强办公自动化软件九州行”厦门站的发言稿)

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