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外行也能驾驭的OA软件

             厦门市新华书店办公室主任 郭莉

 

 

 

各位嘉宾:

    下午好!

    很高兴能在这里与大家共同分享办公自动化这样一个主题。我叫郭莉,是厦门市新华书店办公室的一位工作人员。3个月前,由于单位领导决定让我和微机室的技术人员一道,完成企业办公自动化建设项目,我才开始了与合强公司的接触,并以一个完全外行的身份开始接触OA。当然,3个月后的今天,我们不仅同合强公司建立了良好的合作关系,而且我本人也已经能够在这里与大家共同探讨关于办公自动化建设这样一个我曾经感到陌生的问题了。我想,这并非意味着我个人的进步,同时,也将为在座的以及即将实施办公自动化建设的朋友树立充足的信心。

    下面,我以一个实践者的亲身体验,谈谈自己对OA软件的粗浅认识,算是抛砖引玉,希望能为大家提供一些借鉴。

 

    一、认识OA

    1、概况

    办公自动化(Office Automation,简称OA)是70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。80年代开始在我国应用。经过近20年的发展,办公自动化应用技术包括软件设计已经相对成熟。目前市场上,国内各厂家推出的办公自动化产品种类繁多,产品的应用领域涉及各行各业。尤其在中国加入WTO的今天,已经有越来越多的政府部门、企事业组织充分认识到办公自动化建设与信息化建设的重要作用。

    2、办公自动化的构成

    在实施办公自动化的过程中,大家一定很关心这样一个问题:办公自动化究竟是什么?当初,为解答这个问题,我们翻阅了大量资料,有的定义是纯技术角度的;有的定义是商家下的,目的是炒作和推销其硬件设备和软件,带有很大的局限性。我从一个应用者的角度理解,办公自动化实际上是借助必要的计算机硬件设备和专业的软件系统,实现管理工作的信息化的过程。人是过程的主体,技术是帮助人们实现这个过程的手段。

    根据组织的规模不同,办公自动化建设所要投入的硬件设备各不相同;但从软件的角度看,确有其共性。以OA为例:一套完整的办公自动化系统软件包括一个OA平台和一套OA软件。作为通用的OA产品,它有这么几个特点:

    (1)通用性高。当你熟悉了OA产品后,你会发现,其实它就像一幢框架结构的房子,用户可以根据本单位的实际情况进行装修,即在系统上快捷地定制出适合需要的各种应用。

    (2)灵活性强。假如你的单位目前采用的是直线式管理,你可以根据现有的模式设计你的工作流程;而当有一天,你发现直线式管理已经不能适应单位发展的要求了,你必须改用扁平式的管理模式,那么,你只需要将更改后的流程重新写入系统就可以了。OA产品能很好地适应用户现在和未来需求的不断变化,并能随时作出灵活的设置变更和调整。与现实不同的只是,改变装修的结果并不会对环境造成污染。

    (3)可维护性。OA作为一个成熟的商业软件,它有一套完整的产品化过程,这是技术层面的问题,我这个外行就不多说了。但它的管理简便化和操作简单化,以及规范化的售后服务、技术支持、使用培训,我认为是重要的,因为这是保证外行能驾驭OA的重要前提。

    也许有的人会想,我请开发商为我量身定制一套系统不是更好吗?当然,这样也不是不行,不过我前面提到过,由于目前国内的办公自动化产品已经相对成熟,因此,我们完全可以规避风险,利用别人已有的成果;似乎不太必要再去投入大量的人力、物力、财力进行自行开发,除非你已经拥有一支非常专业的OA开发队伍。

 

    二、驾驭OA

    在公文写作中有一句很时髦的话叫做“领导重视,统一规划。”这话在办公自动化系统建设中是不打折扣的,因为领导在整个办公自动化系统建设的过程中不仅仅是同意方案、批准资金,而且还得亲自动手操作。在办公自动化系统中,领导被赋予“管理者”的责任和权限,领导者在日常工作中处理的公文、信息材料,将通过操作OA来完成;组织中的每一个人都能在系统中找到自己的岗位,人与人之间的关系变成了环节与环节之间的关系,责任更加明确;过去靠步行传递信息,现在可以在电脑上完成,提高了效率;档案的管理实现了自动化,信息资源的开发利用变得方便快捷;知识管理模块以及方便的查询功能,使信息共享成为可能;纸质的刊物将被电子刊物取代;人们之间的沟通、交流除了面对面外,又多了一种发送电子邮件的形式,等等。可以说,包括领导者在内的组织内部人员的工作方式,在办公自动化系统建设中将逐步发生新的变化。但是,办公自动化系统建设并不是很难驾驭的,这里应注意以下三点:

 

    1、人员配备

    一是熟悉组织内部各类工作流程和对外工作关系,有一定计算机应用基础的人员;二是熟悉计算机技术及Lotus Domino/Notes 的网络维护的人员;三是档案管理人员。同时,要注意处理好管理与技术的关系。

    2、确立目标

    办公自动化系统建设是一个过程,因此,要确立一个分步实施的目标。但这个目标的建立最好不要在刚接触OA的时候,因为那样的话,会有很多想当然的东西,以至于你在实施的过程中,不得不做过多的修改。最好是在相关人员对OA系统的功能有了一定的了解后,一般要经过一到两周的时间。

    3、应用培训

培训是实施OA的关键。前段我在报纸上看到一则关于计算机初学人员的小笑话,很形象,说:动哪哪坏的是初学者。在OA的应用中也是这样,开始的时候,似乎动哪,哪就会出问题,这是很正常的,过一段,你就会发现,当你想偷懒磨洋工,最好让它出点问题时,它却怎么也不会出问题了,而且,你不得不老老实实地去完成你的工作,因为一切已经在领导者的“监控”之中了。

    培训首先应从领导开始,领导必须了解OA的整体框架、功能以及如何操作和使用自己权限范围内的工作。

    其次是管理人员的培训。系统的管理人员要对整个系统的设计、规划有一个全面的了解,并负责系统的管理和流程的定制工作,系统管理员可以有侧重技术方面的和侧重应用、管理方面的,系统管理人员应对领导负责。

    第三是应用人员的培训。因为合强公司在培训方面有专业的人员,在服务方面有良好的投诉机制,而且对于有一定计算机应用基础的人员来说,适应OA软件并不是一件很难的事情,因此,不再赘述。

 

    谢谢大家!

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