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插上腾飞的翅膀,打造节流型消防支队

 一、用户背景

     长春市公安消防支队隶属于吉林省消防总队,担负着整个长春市的消防安全工作。目前,支队机关下设10余个科室,整个市区设有16个区级大队。

    在信息化飞速发展的今天,如何让支队各项工作高效运行,提高办事效率成为支队首要面临解决的问题。以前,支队领导批示工作以后,需要逐个去送、去收、再送、再收。办事繁琐、费时。再比如,支队经费支出审批这项工作,以前是分布在长春市各区大队先填写审批单,然后驱车前往支队,找财务审批,财务在的话,审批还算顺利,如果不在,就得换时间再来一次,无形中增加了办事成本。因此,迫切需要搭建一个高效的办公平台。合强智能办公系统平台的搭建,很好的解决了支队现在遇到的瓶颈。

  “减少中间环节,提高办公效率,减少办公经费。”支队领导给我们算了一笔账,过去一年,仅支队文件打印纸张费用就上万元,如果把支队各项费用加起来,费用可想而知。“统筹规划,信息共享,避免信息孤岛。”现在整个支队包括区大队在内,共用一个大平台,这样,也会节约很大一笔投入。从而大大提高了办事效率。 通过合强智能办公系统搭建的办公平台,机关内各部门可以安全、方便地实现全市范围内日常业务和信息传递,充分利用办公平台开展无纸化办公,对提高机关工作效率、节约行政成本具有重要的现实意义。

二、应用效果

    从2012年下半年开始,市消防支队开始使用合强OA智能办公系统,主要是行政管理审批部分,其中应用最多的是“支队经费支出审批”,支队每天有大量的经费审批工作需要从办公平台发起。除此以外,还应用了电子邮件、即时消息、电子公告、会议管理、车辆管理、工作流等系统主要功能。

(一)组织机构设置

   长春市公安消防支队设有支队领导、司令部、政治处、后勤处、财务科、防火处、特勤大队、朝阳大队、宽城大队、南关大队、二道大队、绿园大队、高新大队、经开大队、净月大队、汽开大队、双阳大队、九台大队、农安大队、榆树大队、德惠大队以及战勤保障大队等职能部门。

(二)流程及表单设置

 以“支队经费支出审批”流程为例:表单设置如下图所示:

 

   流程流转过程简述如下:

1、机关各部门内勤人员及各区大队教导员有权发起上述流程,其中“正文”、“文件标题”、“请示金额”为发起人填写。填写完毕提交到后勤处财务科科长审批。

2、财务科科长收到后,填写审批意见,并可对正文内容进行修改,同时根据实际情况填写“批复金额”,但对“请示金额”项不可修改。填写完意见后提交至后勤处处长审批。

3、后勤处长收到后,填写审批意见后根据请示金额的多少提交至下一环节,分管领导审批。权限同2。

4、分管领导收到工作后,填写审批意见提交给支队长审批,办理权限同2。

5、支队长收到工作后,填写审批意见提交给政委最终审批。办理权限同2。

6、政委审批结束后,返回发起人办理。

7、发起人办理,发起人有权进行表单的套打。打印出来后,凭该单据至财务科办理付款流程。套打表单如下图所示:

 

 

   流程定制的环节如下图所示:

 

  流程结束后,进行文件归档。由于支队的部门较多,选择归档库比较繁琐,我们特意定义为按域指定归档库。

 

长春公安消防支队OA应用

三、应用效果

  合强智能办公系统应用以来,各部门有序、高效地协同在一个统一的办公平台下,大大提高了办公效率。

   精细化管理,提升效能

    以“运转高效、管理缜密、监督到位、成效明显”为目标,实现了流程审批、公告通知、内部邮件收发、消防支队新闻、会议管理等功能。极大地方便了工作,提升了工作效率。通过“电子公告”提高了政令传达的速度;通过“流程审批”可以大大缩短环节审批时间;通过“内部邮件”实现信息的双向交流;通过“在线新闻”模块实时了解新闻时事、领导讲话、工作动态等;通过“会议管理”,使会议的相关资源得到合理、高效的利用。

  流程全过程监控,强化管理

   对在途工作有效监控。支队领导可以对所关心的工作进行全程监控,对哪个岗位、哪项工作进展到什么程度等相关信息一目了然。通过集成管理,实现了对信息有效监管,取得了良好效果,杜绝了以前各部门间出现的推诿、扯皮的现象。

  政令畅通,狠抓落实

  通过管理,狠抓落实,明确标准,强化责任,有始有终。系统对重大工作部署、重点督查事项,都列入督办范围。把各项工作、任务、措施真正落到实处。系统操作简便,所有事项都明确责任部门、责任人员和办结时间,并实行全程跟踪、督办,每月通报情况,保证了各项工作决策、部署,落实到位。

 四、客户评价

  长春市公安消防支队财务科张科长:

    合强智能办公系统软件以他成熟的系统功能、简易的操作流程以及个性化的拓展应用,在我们单位已经深入人心。我们在应用上也积累了一些经验和体会。

  软件具有成熟的、稳定的、人性化的系统功能

    从个人考勤到知识共享;从短信、邮件沟通到新闻、通知发布;从工作申请到事务审批;从政务管理到后勤管理;基本上包括了日常工作的方方面面,用户可以根据自身的工作特点和实际需求,选择应用不同的系统功能。

   通过系统各功能模块的应用,有效加强了政务管理,落实行政管理监督保障机制。电子公告是日常工作安排的绿色通道,扭转了以往“日常性工作也要会议布置、纸质资料布置、电话通知”等低效的工作局面,增强了工作安排的灵活性、及时性以及针对性;使用内部邮件功能,发送信息、传递邮件,节省了时间;使用在线新闻功能,增强了信息新闻的时效性。

  强大的技术支持

   凭借合强软件公司强大的技术力量,会根据用户的需求以及技术的发展适时推出新的系统升级版本,并且提供长期免费的线上、线下技术支持服务。系统能否成功运行,关键看软件的售后服务!通过这次与合强软件公司的合作,使我们免去了许多后顾之忧。相信通过今后的升级,系统性能一定会得到不断完善和提升,效率也会越来越高。

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