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E路高歌   推进海峡西岸经济区建设再上新台阶

                                 -----厦门市政府办公厅合强OA系统建设

 

 

透明、廉洁、高效、理性、负责任是对政府的普遍要求,21世纪信息化时代的到来使政府对公共管理面临历史性的变革。经过数十年的改革,我国政府由计划经济体制下的政府,转变成适应市场经济的政府。与之相应,政府职能也正在从管理型政府向服务型政府转变,这样的转变,牵涉到从观念到实际行政形式的根本改变。

为了适应市场经济和经济全球化的新环境,提高政府对外部事件的响应速度,就必须调整政府的管理模式,广泛采用信息技术,加速政府信息化进程。政府的领导者们要把行政管理信息化当作是一场深刻的革命,必须引领和加快行政管理信息化的步伐,以适应改革开放和现代化建设新形式的需要。

 

实践“三个代表”,建立高效阳光的行政运行机制

厦门位于中国东南沿海,全市陆地面积1565.1平方公里,海域面积300多平方公里,常住人口为220万,享有省级经济管理权限并拥有地方立法权,是著名的侨乡和台胞祖籍地,国家计划单列市,传统的对外通商口岸,中国十大港口之一,是中国最早实行对外开放政策的四个经济特区城市之一,现已成为中国最主要的国际招商口岸之一。

2005年厦门全市GDP突破千亿元大关,全年实现外贸进出口总额241亿美元。截止2005年底,已有来自60个国家和地区的6490家外资企业选择厦门作为事业发展基地,合同利用外资218.2亿美元,实际到资139.5亿美元,其中,《财富》全球500强企业已有38家在厦门投资兴办企业,投资项目59个,投资总额为16.5亿美元。

作为一座美丽的国际海港风景旅游城市,厦门已获得“联合国人居奖”、“国际花园城市”、中国“国家园林城市”、“国家卫生城市”、“环境保护模范城”、“全国优秀旅游城市”、“全国文明城市”等殊荣。

如今厦门在厦门市委、市政府带领下,在建设繁荣海峡西岸经济区中金戈铁马意气风发,一路奔跑快步前进。盛世厦门,迎来新一轮电子政务建设的热潮,政府办公自动化建设率先应运而起。

厦门市政府办公厅作为厦门市政府的后勤保障中心,全市行政事务的枢纽,内引外联,上传下达,承上启下,肩负着国计民生的大事,担当着两三百万厦门市民的重托,其作用与意义不言而喻。厦门市政府办公厅目前设有综合研究处、秘书一处、秘书二处、秘书三处、秘书四处、信息技术处、文电处、人秘处(机关党委)、督查室(总值班室)。

政府先行,带动信息化发展,是推进电子政务建设的关键也是政府义不容辞的责任。根据厦门市政府领导关于“要进一步明确目的,提高认识,把电子政务建设提高到加强政权建设,加强基层建设,提高科学决策水平,实现政府职能转变,改善政府整体效能,实践“三个代表”的高度来认识;要把信息化建设作为日常工作基础性工作来抓,要变被动为主动,变‘要我做’为‘我要做’,切实把办公自动化系统建设作为改善投资经营环境,提高政府服务和政府管理水平的有效手段”的指导思想,制定了厦门市政府办公自动化系统发展战略:统一标准规范,加快办公自动化系统建设步伐,集成业务系统,共享文件信息资源,以办公自动化系统辅助推动实现党和政府职能转变与提高政府整体效能,努力实现以市政府信息化带动整个全市单位的信息化,推动全市经济向更高层次发展。

在厦门市政府信息化工程的统筹规划中,厦门市政府办公厅作为全市信息化建设重点试点单位、带头人,针对本市政务管理特点与机关行政管理特点,一积极推进政务信息化工作,致力于门户网站、办公自动化、行政审批的探索建设工作,通过多年的信息化建设,初步完成了“三网合一”的信息化服务平台建设之路,信息化覆盖了机关内部相关职能部门,还将连接了下属机构、街道,为进一步的信息化深入发展打下了良好的基础。

但是厦门市政府在办公自动化不断应用和推广进程时碰到了不少的问题,如“工作方式惯性”、“信息鸿沟”、“知识分布不均匀”、“应用水平低”、“技术跟不上”等,因此几年前网络办公系统已经远不能满足厦门市政府现代化办公需求。更新改造前厦门市政府办公厅OA系统的现状与问题如下:

1、市政府已经建成了电视、电话、计算机三网合一的宽带城域网,把市委、人大、市政府、政协4套班子和下属各部委办局、各镇街连接在一起。但网络建成后,基于OA系统上的应用还比较少,仅限于基本的数据传送、文件共享等操作。工作人员更多还是通过相互传递纸质或者通过局域网共享等来达到信息的传递过程,没有能很好地把OA基础利用起来提高政府工作效率和管理能力。

2、数据分散于各个部门内,汇总速度、决策速度相对缓慢,缺乏实时性管理,部门与部门之间数据缺乏标准化,有价值信息难于充分共享利用,易形成“信息孤岛“。

3、以前各部门之间领导决策存在着被动现象,对管辖范围内的事件运行过程掌握的不够、不充分,就使得过程对领导而言是屏蔽的,不少情况下只知道结果而不了解过程。对此,需要建立的是一个更为灵活、安全、可跟踪、可监督、可反馈的管理机制,发挥数字办公的特点,解决部门间的协作问题,提高领导的监督管理能力,减少重复劳动,实现政府工作效率的有效提高。

在专家“望闻问切“之后,厦门市政府认识到原有人工管理模式已不能适应现代政府管理需要,必须亟早建立一套具备自己特色、全面系统地适合机关现实管理需要的政府协同办公管理平台,充分利用计算机网络技术,打破信息孤岛,有效整合各种管理信息,能够确保公文高效运转,同时为各级领导提供办公决策以及各种信息服务。2002年初建立的网络办公系统已经不能满足厦门市政府的现代办公要求,寻求一套更为方便、快捷、高效的网络办公系统,适应机关高速发展的迫切要求,已经提到厦门市政府领导的重要工作议程上来。

 

合强通用OA   市政府办公模式革新的首选

电子政务建设实质上是与行政管理体制改革相互促进、不断完善、循序渐进的一个发展过程,也是不断提高为民服务能力和水平的重要举措。在推进信息化工作、应用OA系统的过程中,厦门市政府办公厅逐渐发现一些深层次的问题,也发现在观念、思路、工作方式上有不少不适应各方面要求、需要努力改善的地方。对遇到的一些困难和实际问题,市政府办公厅拓宽思路,提高视野,开始自省自查自纠。除了研究原OA系统存在的问题,找出原因,也从老工作思维中跳出来,解决新形势下出现的新问题,发掘新需求,规划出计划中的新OA系统建设重点。2006年3月,厦门市政府办公厅果断停止使用了原购于北京开思的OA系统,并就重新建设新的办公自动化系统形成了比较完整的建设思路,最终提出“以需求为导向,以应用促发展,投资少见效快”的系统规划的总体原则与思路。

针对政府机关的实际要求,整个OA系统的设计与规划,厦门市政府办公厅提出了办公自动化系统应充分考虑遵循以下原则与思路:

□安全性原则:应有健全的安全防范措施,从硬件、软件以及行政管理等方面严格管理,杜绝非法入侵和泄密。

□先进性原则:采用比较先进成熟的网络技术、软硬件产品、软件开发平台和工具。

□实用性原则:系统必须保证实用,切实符合机关用户管理、决策、服务及办公自动化等各项业务和职能要求。

□通用性原则:可通过提供大量的可定制元素来满足各类用户核心的办公自动化需求,也就是说能赋予了OA产品很强的通用性,并基于此来满足用户的个性化需求,达到以低成本、高成功率建设办公自动化的目的。

理清思路,进一步明确了新OA系统的目标任务后,厦门市政府开始高标准、高起点地积极寻找最合适的产品供应商。

在经过多方考察、比较与反复论证,具有“全面自定义 快捷部署 轻松维护”的办公自动化领军企业合强IOA智能办公系统率先映入厦门市政府办公厅眼帘,其以一流的品质、优廉的价格与良好的服务赢得市政府信息处领导和厦门专家极大兴趣与注意。

首先,专家对合强软件IOA系统的技术功能,以及产品的设计能否满足他们的要求,进行了全面、细致和对比研究。其次,他们又对合强软件OA系统的安全问题进行了一系列的安全方面的测试。通过与多家供应商的对比之后,其对合强软件OA系统给予很高的评论和肯定。关键的是合强在全国各地有大量的成功用户,产品在全国各省市市委、市政府、财政局、公安局、司法局、总工会、交通委、外资委、技监局等许多政府机关部门应用,体现了合强专家本色。再者,还对合强软件的售后服务和系统的使用进行了严格的考察,经过很长一段时间的试用和评定之后,才使合强软件通用OA系统能够入主厦门这个美丽的城市。

(一)系统实现功能

 厦门市政府办公自动化OA系统是一个能自定义工作流,又能跨平台运行的办公自动化系统。它包括了流转系统、档案系统和办公系统。

 

公文流转和会签

该系统具备公文流转和文件会签功能,用户可以方便地定义流程,支持手写笔全文批录、痕迹保留等。

 文件传递

 用户可以把文件发送到指定机构的文件柜中,实现网上文件传递工作,各外派人员可直接在本地打开自己的文件柜,查看发给自己的文件。用户也可以直接把文件发给指定文件接收人,而不需要通过文件柜进行传递。

公共信息发布

主要实现各种公共信息的内部网上Web发布功能。

电子邮件

该系统可以实现厦门市政府和上下属部门、外派人员之间的电子邮件交换,并实现各个部门与系统外部的电子邮件交换。

文档管理

对厦门市政府内部的各种文档进行有效管理,对文档进行分类存储和组织,同时为内部用户提供多种文件检索浏览方式,摒弃原有文档手工查阅模式。实现真正意义上的内部电子档案馆功能。

个人办公

该系统可以构建个性化的个人办公小环境(电子桌面),如个人的电子邮件、资料管理、名片夹、日程安排、文件起草等。

移动办公

支持用户移动办公模式,机关用户在外地可使用拨号上网方式登录系统进行日常办公工作。

权限设置及安全机制

该系统应具备口令验证、加密、电子签名等安全机制,具有多层次的用户工作权限设置,可以将数据访问及读写权限控制在每一个操作对象(如:数据库、文档、视图、表单、域等)。

 系统管理

 应用系统管理员应可以方便地看到和管理每个用户对每个模块的权限、或每个模块里每个用户的权限。

根据用户的办公情况,模块管理员可在管理工具端任意定义本单位的各种工作流程,所有的定义工作不涉及任何源代码。

(二)系统实施目标

在厦门市委办公厅智能办公系统的建设过程中,确定系统实施目标、要解决哪些问题是一个推广重点。通过先进的浏览器技术,使数据具备整合能力和提高决策能力是厦门市委办公厅智能办公系统的核心。

建立统一的办公平台,统一的登陆界面,将Word、Excel等平常熟悉的办公处理软件结

合到OA办公系统中,使得在不影响办公习惯的情况下为用户进入统一的桌面办公环境,并

可以更加方便的使原有的DOC等文件形式进入系统的流转和处理当中。

建立一个有效的沟通平台,把各种信息孤岛集成起来,能够使所有的工作人员,不论是

分支机构还是上下级部门保持实时的联系,大家能够及时的对工作进行交流,从而提高工作效率。

建立一个灵活的工作流转系统,在业务流转的过程中,提供了更加完备的监督和控制功

能,在文件的流转过程中,管理者可以随时了解文件的当前状态,并及时反馈给当前处理人,

甚至更改各种不正常的状态,使各个部门、人员之间真正达到协同办公的目的以及对过程控

制和监督;并且有实时的功能,为用户提供完备的权利授予与收回功能,用户可以在自己无

法参与办公的时候,将自己的权利授予他人暂时执行,并可以随时收回自己的权利,将各种

人为的隐患降到最低。

建立一个任务布置与执行体系,通过此功能领导可以随时布置任务,查看任务的执行情

况,任务执行人可以通过此平台执行任务,并填写任务的完成情况。

(三)系统主要特点和变化

图形化界面、操作简单、人性化是合强智能办公管理系统最基本的特点和要求之一。改造升级后的厦门市政府办公自动化系统充分遵循和体现这一原则。

◇用户十分熟悉的全Web化的界面对于操作和维护都十分简单方便,普通用户客户端不再需要一一手工安装,系统的升级工作也只需要在服务器端进行即可,大大减少了系统的部署时间及用户培训时间和费用。用户在厦门市政府办公自动化系统的操作环境里(如表单)和在原来手工作业下的环境(如发文稿纸、签报)几乎一样,因此,用户对新系统有很好的适应性。

◇为了增加系统的可操作性,厦门市政府办公自动化系统的操作环境在设计时尽量简化操作步骤的同时,可提供多种输入方法,手写笔、鼠标、键盘,力求尽量满足不同层次用户的输入要求。在界面设计方面,系统力求简洁方便,界面、菜单和操作按钮菜单的意思明确,便于用户理解,甚至还可以记录用户经常使用的词句,进行重复使用。所以即使是计算机基础很差的用户经过简单的培训后,都能很快地熟练操作。

◇为避免以前一些办事推诿的弊端,办文中增加“办文责任人”及“办文督察”等功能,有效提高了办事效率。本市来文,由文电处发主办处室,由主办处室处长确定办文责任人;上级机关来文由文电处送厅领导批办,厅领导提出办理意见,并指定主办处室,再由主办处处长确定办文责任人。办文管理中设置“办文督查”,设置具体权限进行办件查询统计、办件追踪及办件催办;可根据需要查询统计所有或某处室的办件、已办结件或未办结件;根据不同权限可对不同范围进行办件追踪及办件催办,办件催办将通过在线短信即时提醒被催办人。

 

借翅腾飞,推进海峡西岸经济区建设谱写新辉煌

可以说,厦门办公自动化系统的总体战略规划与实施是整个厦门电子政务建设发展战略的重要组成部分,它以整个政府的发展目标、发展战略和政府各部门的目标与功能为基础,结合政府办公自动化系统建设方面的实践、典型案例研究和对信息技术发展趋势的掌握,提出办公自动化系统建设推广的远景、目标和战略,并进行全方位实践,全面系统地指导厦门市政府的办公自动化系统的建设进程。

从信息化效益的来源来看,实现信息化给政府机关带来的效益可以分为两个基本方面,即显性效益和隐形效益。显然,信息技术本身带来的高效就是显性效益,而先进管理模式和协同办公效应则属于隐性效应。

厦门市政府作为全市经济建设的指挥者、领路羊,事关千家万户、国计民生,政务繁忙,日理万机,迫切需要借助智能工具,翱翔于信息高速公路上。而这一天终于实现了。

在厦门市政府合强智能办公系统的成功运行后,机关办事效率立即极大地提高了。政府工作流程清晰了,文档易于管理了,部门和人员的责任得到了明确的划分,以前繁复的公文流程也获得了明显简化,大大节省了办公办文时间,整体推进市直机关战斗力,建立高效阳光的行政运行机制。

目前厦门市政府办公系统建立了包括网上审批、公文处理等日常办公平台,实现各项工作的电子化处理,提高了工作效率,加强了领导们对各项工作的进展情况进行实时监控和过程管理与督办,同时,这种无纸化办公模式,也节省了办公成本,减少了中间环节和工作层次。目前市政府每日要批复和请示各种公文数目非常多,而合强OA系统启用后,以前需要3个小时才能批复的公文现在只要20分钟既可以批复,并迅速下传,落到实处有效处理。而且由于市领导、各科领导可以可利用平台进行远程异地实时的查看和督促,避免了以前一些办事推诿的弊端,提高了办事效率,改变工作作风,促使政府部门朝阳光型政府、服务型政府的重大转变,为厦门市政府在厦门政治经济建设中发挥更大的作用提供了“核动力”。

两者,市政府办公系统建立了文件管理平台,方便进行文档资料的交换、发布和存储,形成知识管理型的信息管理机制,实现对有关政策文件、规章制度和内部日常产生的各类文档的有序管理,并按权限进行查询利用。目前厦门市政府办公自动化系统实现与属下各个机关部门、单位之间的电子公文交换,44个单位实现内部办公自动化。据统计,每年通过OA审批和传阅的文件可达数千份,电子公文办结率为 85%;运用办公自动化进行档案管理,实现文档一体化和实物管理,目前共归档文件数十万份,为全市干部查阅历史资料提供了一个快速、方便的渠道。

此外,市政府办公系统还建立了包括物品管理、车辆管理、资源管理、活动安排、会议管理等辅助办公平台,使各类资源得到科学利用,方便内部各部门的日常工作和业务开展,让厦门市政府办公厅作为市政府的后勤保障中心,全市行政事务的最大枢纽,有条不紊得心应手高效运转。

合强智能办公系统在厦门市政府办公厅应行一年以来,取得了理想的应用效果,受到了机关同志的一致欢迎与认可,成为他们每天工作离不开的好帮手、贤内助。随着系统不断地享受到来自合强提供的持续升级,以及在协同和知识管理能力的改善,不仅仅是使职工提高了工作积极性和工作效率,感受到不再需要为了一份审批、一件事而在各个楼层、各个地理位置的跑来跑去,既耗时又耗精力等方面的变化,而且,市领导层也从往常繁杂的事务中脱身出来,无论是在北京、上海,还是纽约、伦敦,都能轻松实现“远在天边近在咫尺”的“拍板定案”的轻松办公、轻松管理、轻松监控的协同乐趣,市领导层也因此从起初一直所担心的会产生因工作模式转变所带来的各种可能负面影响,到进一步坚定地加快信息化后续建设步伐的雄心大略。

厦门市政府信息办蒋处长说,“最重要的两点是:一是突破组织边界、地域边界,形成了闭环管理,解决了有时出现问题时责任不明晰,推诿扯皮以至于不了了之的情况发生,科室、部门之间透明度提高,大大提高了市政府勤政为民的阳光形象;二是通过在协同管理系统实施过程中的全员参加,增进机关同志沟通、协调、理解和协作,从而造就知识型人才,培养了机关团队精神,提高团队战斗力,促进机关办事效率的明显提高,使得厦门能在新一轮跨越式发展中借翅翱翔。”

总之,通过合强智能办公系统,厦门市政府办公厅建立起了一个弹性、灵活、高效、安全、跨部门多岗位的电子化协同办公与知识管理环境,打破了沟通和管理的屏障——“信息孤岛”,实现了知识管理、智能工作,让处于不同的地理位置、不同组织的人员可以进行无障碍的沟通,快速实现对管理和运营各个环节的掌控、调配和协作,增强了集体领导决策力,提高了市场响应能力,因此不但对外树立了良好的政府机关整体形象,而且极大地调动了全市人民投身厦门新一轮经济建设大潮中的积极性和创造性,共同推进海峡西岸经济区建设再上新台阶,再谱新辉煌

 

机关单位成功实施智能办公系统的几点体会

  在厦门市政府办公厅新一代智能办公系统建设过程中,下列因素对于建设的成功具有重要影响,值得借鉴:

认识高度:纲举目张,市领导新一代电子政务建设的理念和定位决定了建设的结果。

重视程度:“一把手”的重视和关注是厦门市政府办公厅新一代电子政务建设成功的

关键因素之一。

  推进力度:在完成了整体规划、确定了年度的建设任务和项目之后,有效地推进项目的建设和推广成为关键问题。

  合作深度:合强软件在新OA业务系统的升级改造过程中,非常关注与最终用户的合作,努力做到系统功能与用户业务需求之间的一致性。

  战略合作:选商是成功的前提。厦门市政府办公厅在2005年与合强软件建立了战略合作关系,共同推进厦门市直机关新一代电子政务的建设。合强软件在积累了丰富的OA办公自动化建设经验,为厦门市政府办公厅提供了全面的服务和各种平台产品,包括整体规划、系统架构设计、各种产品、系统部署与开发、产品技术支持、项目管理、顾问咨询服务等。

投资策略:在制定OA政务建设预算过程中,市政府除了注意结合本区的财政投入能力,还注意避免以前出现的“硬件投入过大,软件和服务投入过小”问题,量力而行量体裁衣,迎刃而解了资金问题,有效推进了OA进程。

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