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能挑重担的OA系统

            上海外轮理货有限公司OA应用

 

 

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上海外轮理货有限公司(以下简称“外轮理货”)是经交通部批准,由上海国际港务(集团)有限公司和中国外轮理货总公司共同投资组建的国内最大的专业理货公司。公司注册资金5000万元,职工1300余人,下辖8个船舶理货部、2个集装箱装拆箱理货部和1个办事处。业务涉及上海港所有公共码头和货主码头的船舶理货、理箱及进出上海港的集装箱箱内货物的装拆箱理货。公司坚持一业为主,多元发展的战略,目前对外投资有:上海港集装箱股份有限公司、 上海外理综合服务发展有限公司、上海亚发国际货运有限公司等十余家企业。

 

OA担重任!

    作为国内最大的专业理货公司,外轮理货公司业务范围广,公司下属机构多,分布在上海各城区、市郊及外省。地理上的分散给公司的日常管理造成许多不便,例如,沟通不顺畅、文件上传下达耗时长,业务处理流程复杂,公司的各类业务信息系统产生新的“信息孤岛”,等等。面对这些日益困扰企业发展的难题,历来注重向信息化要效益的外轮理货十分重视,经过详细的前期调研,外轮理货认为应该通过OA系统建设彻底摆脱这些牵拌企业发展的桎梏。

    基于外轮理货近几年一直使用的是Domino R4.6邮件服务器,因此,不论是公司信息技术人员,还是普通的办公人员,都对Lotus成熟的架构与文档数据库、邮件系统、协同能力、安全性等具有深刻的认识和体会,以及丰富的管理和应用经验。背负外轮理货重要使命的OA,首要的职能是完成Domino平台的升级,其次要实现与公司陆续建立起来的业务信息系统整合和集成,形成统一的整体,将它们不擅长的流转工作通过OA来完成,即不耽误业务的正常运转又能将业务协作引向深层次,以更好地发挥它们的作用,产生效益。当然,对于OA的本身使命,外轮理货也没有忽视,要求OA实现内部通讯与信息发布自动化、文档管理自动化、协同办公自动化,实现下属单位的远程办公和出差人员的移动办公。如此一来,肩负三大职能的OA责任重大。

 

谁来挑担子?

    对于委以如此重任的OA系统,外轮理货自然相当重视。他们的选择条件之一,自然是完成上述三大使命的契合度上,其次,是希望可以跟具备强大实力的厂商合作。经过数轮的“相亲”和“考察”之后,外轮理货终于和合强OA“缘定终生”。作出这样的选择,除了合强产品的特点能够和自己企业需求很好结合之外,还在于合强3000多家各行业应用案例的丰富实施经验,以及合强OA通用、易用、实用的特征,合强OA将办公应用中各种变化和个性的需求转化为大量可自定义选项,具有成熟的需求模型和领先的系统架构,不仅能覆盖公司范围较广的需求,而且能与过去的平台及其它业务系统进行紧密结合。用外轮理货信息技术人员来说就是“合强OA能挑重担”。

 

哪里不平哪有我

    OA系统实施的挑战来自于大量的需求和对这些需求的理解,以及相应的实施方法。外轮理货的目标是2个月之内见到初步效果,而需求仍在不断的变化和发展中,不同阶段需求解决的重点也随之而变,因此,需要确定的是首先要解决的问题,化解当前核心的一些矛盾,打好了这个基础,在后期的实施、应用中再不断地增加一些新的东西,做到“哪里不平哪有我”。

    经过综合摸底和详细分析,外轮理货确定首先有针对性地需要解决的问题是:①实现总部及分支机构的日常办公自动化和业务处理智能化,为全体员工提供电子化的办公环境;②实现电子化的文档管理,统一所有信息资源,进行有安全性保障的共享和利用;③加强领导对工作的过程管理和监控;④满足移动办公的需要;⑤业务系统与OA系统相结合;⑥现有的Lotus Domino版本升级。在合强公司与外轮理货技术人员的共同努力下,针对这些实施重点进行了统一部署,并依次进行解决。

 

    1、解决远程办公和移动办公

    由于外轮理货在上海周边地区设立了12个办事处,所有的办事处每天都需要和总公司进行内部通讯和数据传输,包括内部邮件、日常工作、报表上传等非常重要的工作。基于B/S结构的办公自动化系统很轻松便能让各分支机构通过Internet进行办公,使与总部之间的通讯联络、业务处理、日常申请与审批等变得更加密切和便捷。对于经常出差和外出公干的人员,外出办事时要带哪些资料往往颇费思量,通常的做法是传真或者邮件往来,因应办公自动化建设,利用企业现有的网络基础设施,架设OA系统的Internet通道,他们便可以方便地进行远程登录系统,处理工作和访问信息,满足了移动办公的需要。

 

    2、走进知识管理殿堂

    随着企业的发展,公司各部门、各分支机构产生和积累了大量的文件资料,有些已形成了档案,而有些仍零散地各自保管,查找很困难,经常出现丢失、破损等问题,利用率低。面对一方面急需资料帮助,另一方面又为资料的保管犯难的现状,如何进行科学的管理和有效利用成为了急待解决的问题。合强办公自动化系统为解决这个难题提供了条件,不仅能够实现资料信息的电子化存储,而且还能灵活根据这些资料的种类划分独立的文件库,设置多级别的文件夹及相应的管理、访问权限,能够方便存储不同格式、不同数量的信息。经双方的努力,在系统中建立了科学的文件库及文件管理体系,引导各部门有序地将各类已有电子资料存储其中,并有步骤地按年份或按重要性将各种纸质资料进行扫描,转化为电子资料,或者只建立相应的文件信息以分别对应各种纸质资料。由于文件管理体系是建立在库、文件夹、文件等多层次,以及管理者、编辑者、作者、读者等多级别的访问权限设置上,使得不同重要等级的安全性得到根本保障,各部门能够遵循自己的职能和职位权限在业务处理过程中最大限度地利用到需要的信息,从而实现知识管理。

 

    3、加强工作监管

    面对繁忙的业务和日常事务处理,领导们很难对所有事情一一过问,毕竟要管理哪一件事都要耗费大量的时间,况且有些事的处理周期也是有时间段的,因此,只能抓大放小。通过办公自动化系统就可以实现所有业务的电子化和网络化处理,每件工作由谁负责、谁参与经办,怎么办等等在系统中一目了然,领导能够随时打开监管范围内的每件事,查找处理内容,掌握进展状况,可以根据情况作出判断,填写意见,发送催办通知,进行质效审查,从而,彻底改变了以往凡事都要召集人开会,做出决策和部署,然后层层通过电话、见面、再次开会等的落实方式。外轮理货在OA系统的实施过程中,有条理地把企业各种审批流程、业务处理程序等进行了科学的优化,进行了电子化实现,这项举措得到了各级领导的欢迎,他们的日常精力因此得到释放,工作管理和监控能力得到大幅增强。

 

    4、解决业务系统与OA系统的结合

    外轮理货公司的业务性质决定了OA系统必然要反映各业务系统中所生成的报表,这些业务系统是基于关系型数据库的,而且通过业务系统处理了大量的相关数据,最终要通过OA系统平台反映到领导以及决策层的桌面上,从而达到辅助决策以及管理、监控的目的,更好地促进业务发展。

  基于关系数据库的各业务系统的优势在于实时处理大量数据能力和数据计算能力,以满足不同的业务需求。因此原始数据的处理过程仍由业务系统完成,OA只是需要利用到数据处理之后所产生的最终结果,并使其数据被充分利用以发挥最大效能。在建设过程中,充分考虑到这一点,利用OA系统的通讯平台优势,通过合强提供的数据接口工具,将业务系统处理的数据结果传送到OA当中,然后生成报表,使领导或相关部门在需要查询各个时期的报表时,只需选择该时期的报表,统计结果会自动地传到个人的工作桌面上,从而方便进行查询并提供辅助决策。既便如此,统计出来的数据仍然显得不够直观,因此在实施过程中,又另外增加了自动生成智能化图形统计的功能。这样,在查看报表时,数据之间的关系变得更加清晰,数据增长和减少的比例以及各种形式的比较结果一目了然。

 

    5、现有版本Domino的升级

    外轮理货在这之前已经建立了一个Domino R4.6服务器,主要用于上下级单位间通过电子邮件进行通信,借办公自动化系统建设的机会,对服务器进行升级到更新版本的Domino R5平台,既是对平台资源的充分利用,也是对邮件系统的升级,并将该应用统一纳入OA系统中。考虑到兼容性的问题,旧的邮件文件与新的邮件系统的冲突问题,简单的方法是将公司现有服务器软件进行升级,但现实是上级单位仍采用的是基于R4.6环境,而且在短期内是不会改变的。因此,即使内部采用 R5邮件格式,但在与上级单位进行通讯时仍需保留R4.6格式。解决方法是新建R5服务器,并与R4.6的服务器之间建立复制。当 R5 服务器将含有 MIME 内容的数据库复制到 R4 服务器上时,所有含有MIME消息格式(R5消息格式)的邮件会转变成Notes格式(R4消息格式)。例如:一个邮件文件位于 R4 和 R5 服务器上,它在 R5 服务器的数据库中含有 MIME 消息,则 Domino 将所有 MIME 转换为 Notes 格式。这样从R5客户机发送的邮件也可以路由到是上级单位的邮件服务器上,上级单位可以正常接收和发送邮件。

 

 

 

变革带来效益

    外轮理货OA系统主要实施了内部通讯、信息发布、行政办公、辅助管理、文件管理、企业集成、远程办公等五大系统。该系统于 2001年5月投入运行,运用合强OA的工作流管理、协同办公能力及知识管理功能,率先在同行业成功推行了办公自动化。

    外轮理货公司通过OA系统实现了内部行政办公的自动化,一些流程如采购登记、发文、用料申请等处理流程的使用,不但提高了工作效率,还达到了很好的管理效果。外轮理货公司信息技术部经理刘涛评价说,“合强软件目前在我们公司运行情况良好,应用效果也很明显”。他还总结了合强OA应用之后所产生的变革:

 

    (1)节省资源,提高工作效率

    外轮理货之前日常的发文、签报、报表、通知都需要办事人员亲自办理,往往需要忙前跑后、楼上楼下的奔波,需要花费很多时间。OA应用之后,这些都可以通过系统高效、自动流转,节约了时间、人力,工作效率得到了极大的提高。

    OA系统为外轮理货提供了更广阔的空间,电子办公改变了传统的办公模式,使办公人员从手工起草、手工批阅、手工传递、手工查找、手工登记中彻底解放出来,真正实现无纸化办公,实现电子办公,从而有利于提高管理水平。例如,档案管理模块,使我们的档案管理从传统的纸质档案发展到了电子档案。

 

   (3)有利于分清工作责权

   (2)提高了管理水平

 

 

 

    严格的权限配置和用户操作规范等安全保障机制,实现办公的有序与严密。例如在发文过程中,系统为每个人都设置了一定权限,同时也是一种责任,当公文流转到哪里,权限与责任也就转移到哪里,这样有利于分清工作责权。

 

   (4)有利于提供信息服务

 

    可以通过系统相关模块很方便的提取自己需要的各类信息,并可进行各种统计,它为公司进行规范化管理和为领导决策提供了有力的信息支持服务。

 

   (5)有利于内部交流、沟通

 

    电子论坛、电子刊物、公告通知等公共信息服务平台,为使用者提供了丰富多样又准确及时的交流场所。

 

   (6)提高了公司的综合实力

 

    信息化水平的高低,是反映公司综合实力的一个重要指标,而电子协同办公环境的建立在某种意义上反映了公司的信息化水平,也为公司员工创造了一种电子化工作环境。

    企业发展过程中,难免遭遇一些违背初衷的“包袱”,但有些“包袱”也是企业的财富,例如企业的优秀经验和知识的沉淀,各个业务系统之间的“信息孤岛”。因此,正确的方法不是采用一概不管,而要积极寻找一个真正能挑担子的OA系统,变负担为动力,促进企业成长。

 

(本文发表于2005年7月15日)

 

 

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