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OA 助大连交大兴教育才

 

 

 

 

 

    教育政务信息化带动教育信息化。2006年3月,大连交大决定以OA建设为突破口,重点解决交大现有的管理问题与难点,建立多校区协调运转机制,构筑全方位协同办公平台,进一步深化交大行政管理机制改革,推动学校数字化建设,全面提升交大管理水平及竞争力,建设国内一流大学。

    经过反复考察与认真论证,由合强软件机构提供的合强智能办公系统获得了大连交大的一致认可和赞赏,并最终胜出。于是双方联手,共同探寻、建设交大OA之路。

    面对大连交大庞大的组织机构,合强软件公司的实施工程师和项目组经过多次调研,成功运用OA系统强大的组织管理功能,准确地构架了交大的组织结构图,为后期的系统实施打下了基础。接下来实施工程师广泛与交大的各层领导及职能处室人员接触沟通,全面调研交大的各项工作流程,在此基础上很快做好了系统的需求分析和设计工作。

    在设计方向方面,实施工程师遵循国家教委在线办公解决方案的要求,树立实用性、安全性、先进性和个性化等理念,保持OA系统足够的灵活性和可操作性,将交大传统办公习惯抽象出来用系统实现,让系统能够适应环境变化,支持教学、行政管理等不断的变化,为交大内部的办公自动化、内部协作共享等提供强大的业务管理支持。

    ·突破地域、空间的限制,提高办事效率

    大连交大多数办公事务属于跨院系、跨处室应用,在以前手工填单并完成流转处理的情况下,每天产生至少上百份的纸质表格,而且交大各学院、学系距离较远,松散分布,需要不断地在不同处室和岗位间进行周转,存在着损耗时间多、效率低、强度大等现象,容易滋生过程监控难、管理难、协调难等问题。因此交大力图通过上马协同OA系统,建立一套完整有序的工作流程,将教程安排、用品购买、代课申请、教务通知、两办公函、行政、财务、人事、后勤管理、附属机构等多个流程规范化,并将这些流程进行电子化、网络化、无纸化处理,以减化中间流转过程,突破地域、时间的限制,提高交大办事效率。

    交通大学在文件库的规划与设置上,一是设置了两办文件库、人事文件库、教务文件库、纪委(监察)库、公共文件库等,用于归档各类流程流转完成的文件,按部门规划文件库;二是设置了管理文件库,用于共享各类管理规定及规章制度等公共信息文档。

 

    ·信息集中管理,领导有效监管、决策

    教务、科研、党务和行政管理是大连交大主要的办公业务,在这些管理事务中,有着

大量的跨处室、跨院系的事务需要协同处理。通过上马OA系统,大连交大办文建立一套完整有序、监管得力的工作流程,能将交大众多环节、流程进行电子化处理,规范每个环节处理职责与标准,加强过程监督与控制、管理,实现高效的协同管理机制,使高校教学课程、行政管理具有更强的灵活性、适应性和创造性。领导可对各院校、科室上报的工作计划、财务资金调度、考勤统计、学生考试成绩、教研科研情况等随时查询、掌控,能满足交大领导高效处理日常事务的工作需要,有效协助交大领导顺利完成各项工作。

 

    ·实现知识共享,促进学术交流

    伴随大连交大半个世纪的发展历程,日积月累形成了海量、重要的档案资料、技术知识,而且因已存在于各院校、各学系、各处室之间的“信息孤岛”,给档案文件的咨询、查阅、调用及保存带来挑战,方便性、安全性、储存量等问题日见凸显。因此大连交大着手改变传统的档案管理模式,建立智能文件管理平台,以方便进行文档资料的交换、发布和存储,形成知识管理型的信息管理机制,实现对内部日常产生的各类文件文档的有序管理和分类保存,形成知识库,可方便进行检索、个性化服务,并推动知识管理促进内部信息学术交流,营造知识共享和知识创新的信息氛围。下图为交大公文流程和公共文件库:

 

沐浴信息化之光结出硕果

    通过合强智能办公系统,大连交大重点构建了四个自动化平台,近百个流程运作,主要功能模块均得到充分应用,有效实现工作协同及知识管理,全面推进了交大信息化进程。

    ·教务安排有序:交大课程调整、会议安排、学生活动、上机审批等日常事务及资源调配安排均在OA中办理与通知,即请即办,即办即批,无需异地来回奔波,不要“先斩后奏”, 方便快捷,极大提高了教学、办公效率。平时新教师入职手续,包括办理电话、上网帐号、IP地址、工资卡号等多项申请也可在OA中实现。下图为交大调课申请审批表单及流程示意图:

        

    会议管理是交大的一个重点应用,合强OA提供对会议的全过程管理。第一步:会议召集者使用OA系统提供的他人日程功能,看各与会者和各种会议资源(如会议室、投影仪、教具等)的时间安排是否与原定会议时间冲突,同时作出会议是否改期的决定;第二步:就新决定的会议时间,会议召集者通过OA系统提供的会议管理功能,发出会议通知,该会议时间将同时写入各与会者的日程安排中,按照轻重缓急把会议安排得井井有条。

    ·领导监管得力:对于招生计划、职称评选、财务预算、财务报销、工程建设等重要事项,均可在OA上审批监管有效控制,审批透明、监督有力,使教职工有意识地转变工作作风,增强透明度,提高办事效率。同时对各院校、科室上报的工作计划、考勤统计、学生考试成绩、教研科研情况等集中在OA系统进行反馈,交大领导可随时查询,有效宏观控制,为科学决策提供依据。下图为交大请示报告单表单及流程示意图:

    请示报告流程简单描述如下:报送人填写请示报告单,送所在部门领导审批;部门领导填写意见,根据报送的内容决定送校领导审批或送相关职能部门;校领导填写审批意见,送相关职能部门;相关职能部门填写意见,通知创建人;创建人得知请示报告结果,将文档归档完成。

    ·节支降耗明显:交大所有文件从起草、审订、签发、分发全部在网上进行,传递时间大大缩短,改变了过去纸质文件“满天飞”、下发文件“跑断腿”的局面,提高交大行政办公效率;而且实现电子化流转,全校文件的用纸量、墨的消耗量、电话、传真、信函等费用均大幅减少,节省大量办公经费。

    ·信息畅通无阻:目前,OA系统覆盖了交大全校90%以上的机构处室,突破了信息孤岛和门户限制,目前每天平均在线人员多达数百人,日常办公模块共有近100个流程在运行,电子公告、电子邮件、会议查询、在线短信、电子论坛(学术讨论、党政宣传、合理建议等使用率很高)等模块功能运行良好,信息沟通便捷,政令执行畅通。

    ·知识无间共享:交大各院系、各处室均建立了文件库和专门的文件库,将文档按教学教案、学术论文、科研成果、专题研究等形式归档分类,并以电子化保存。文档库形成海量的知识积累,提供了便捷的检索查阅,营造了学术共享、知识创新的良好校园文化。

    交大还充分利用系统的一些辅助功能模块,实现了其它方面的自动化管理,例如物品管理、电子刊物、图书管理等,使各类资源得到科学利用,另外,一些常用通用的工作工具,如人员通迅录、个人通迅簿、万年历、计算器等等,也为教学工作带来很多便利和帮助。

    合强智能办公系统的成功应用推广,充分推动了大连交大行政办公、教学管理的革新与提高,使之快步全面向数字化时代迈进。

    “OA系统就如交大的阳光、空气和水,种出了可喜的信息化硕果。” 交大领导说。

 

 

 

(本文发表于2007年6月11日)

 

 

 

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